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业务流程优化的方法有很多，如：基于流程的组织建设、剔除非增值环节、优化流程顺序、使决策点尽可能靠近需进行决策的地点做出、减少工作交接频率、放权或分权、流程外包、信息化、压缩用时最长的关键环节、资源重新配置、设置流程监督机制，等等。

1.模板化及标准化

模板化和标准化是企业进行流程优化的一种常见方法。华为的任正非先生深谙此道，他指出：规范化管理的要领是工作模板化。什么叫规范化？就是我们把所有的标准工作做成标准的模板，就按模板来做。一个新员工，看懂模板，就会按模板来做。而这个模板是前人摸索几十年才摸索出来的，你不必再去摸索。各流程管理部门、合理化管理部门，要善于引导各类已经优化的、已被证实行之有效的工作模板化。清晰流程、重复运行的流程，工作一定要模板化。一项工作达到同样绩效，少用工，又少用时间，这才说明管理进步了。我们认为，抓住主要的模板建设，又使用相关模板的流程连接起来，才会使信息化管理成为现实。

企业要想实施模板化和规范化管理，其具体操作方式有四种：

（1）实施标准化管理。随着企业业务运作规模的扩大，通过标准化方式可以将企业流程的运作习惯、管理标准、实施程序进行固化，避免“一人一个样”现象的产生，减少人为的因素干扰。相关的标准化主要以流程文件的形式进行体现，它主要包括书面说明、流程图和表单。在这里应该注意：

明确流程中各个部门的职责和权限；

包括涉及紧急情况的处理；

标准文件中每一处解释都是唯一的；

便于理解；

有明确的最低工作绩效标准；

有规范的操作规程；

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同事所有员工都应该收到同一个流程版本的副本，然后按文件进行培训。流程文件及其执行应该定期检查可更新。

（2）明确流程管理的侧重点。流程是企业进行有效管理的一种手段，根据企业在不同管理时期的经营需要，我们应明确相关流程的管理侧重点，也就是流程的管理目标：

有些流程侧重于成本控制；

有些流程侧重于快速反应；

有些流程侧重于风险控制；

有些流程侧重于只是传承；

有些流程侧重于权利分配；

有些流程侧重于服务或产品附加值提升；

有些流程侧重于服务或产品质量提升；

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假如某企业生产订单过多，造成生产系统满负荷运转，在此情况下，公司应考虑加快生产运作效率、缩短生产周期，尽量提前完成订单；但当公司产品质量存在缺陷时，公司领导可能会认为宁可延长生产周期，也要确保产品质量合格，以确保公司的长远效益，建立良好的口碑。

（3）防止犯错误。再好的流程也需要人员去执行。因此，提高流程执行人员的工作责任心、减少流程运作中的错误，对确保流程正常运行具有十分重要的意义。比如下面这些情形也许就是我们在日常执行流程活动中可能犯的错误：

在文件上将名字签在了错误的地方；

估计可以更快地完成工作却忘记了意外事故的发生；

写好了信件却装错了信封；

好不容易打通了电话却拿错了文件；

上了飞机才发现忘记了重要物品没有带；

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执行流程难免会碰见错误，在此过程中，我们需要不断加强对流程执行人员的培养和教育，尽量避免错误的产生。

（4）工作模板化。工作模板化就是将已经成熟的表单文件进行模板化管理，这样就可以避免和杜绝因为不同的人对同一件事情的不同理解而造成的重复工作。在一般情况下，企业可以考虑将如下工作进行模板化管理：

需要全体员工或绝大多数员工都填写的表单，如请假单、工作计划、工作总结、内部联络单等；

在日常工作中需要频繁填写的表单或使用的文件，如市场调研报告、产品策划书、新品批量生产报告、品质检验报告等；

需要在不同部门收集和提取相关数据和信息的表单和文件，如生产日报、品质日报、销售日报、发货日报等；

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企业推行模板化管理可以让管理不断沉淀，使企业管理成熟度逐步提升。