前面为大家介绍了很多业务流程问题分析的方法,不管用哪种方法都需要把握住以下几点:
(1)明确流程增值方式,围绕增值方式顺藤摸瓜、找到问题的根源。
(2)明确流程相关利益人,从各利益相关人的角度出发,摸清导致这些相关人痛点及不满意之处,并加以改善。
(3)站在流程用户的立场上去体验,把握用户最需要的需求,并加以改善。
(一)业务流程问题分析需要注意的问题
为了让读者朋友能够更加准确的了解流程现状分析的过程,下面简单介绍一下在流程现状分析过程中需要重点关注的几个切入点。
1.如何识别并分析业务流程问题区域
一个流程在运行的过程中经常会出现这样那样的问题,这些问题可能会非常严重,所以企业在进行流程现状分析的时候,第一个需要考虑的就是先把流程存在的问题找出来,然后根据问题的严重程度进行区分。
2.如何识别并评估流程中的关键活动
在一个流程中,我们经常会把所有的活动分为关键活动、非关键活动,增值活动、非增值活动等,那么企业在进行流程现状分析的时候,首先需要关注关键活动、增值活动的状态。
3.如何分析流程中的角色与活动匹配问题
另外,在企业流程现状分析的过程中,还需要重点思考各个角色在流程过程中的定位于职责履行状况,如果发现某个或某几个流程定位有误或出现偏差,企业应该进行纠正。
(二)业务流程问题分析实践
企业为什么要进行流程优化?如何快速有效的发现流程中存在的问题?根据多年的实践经验,我们认为流程问题的分析可以从以下几个方面思考。
1.流程效率
首先分析流程在效率提升方面是否还存在空间。因为企业进行流程管理的终极目的就是要提升运营效率,特别是在互联网时代,天下已经没有信心,是你能做出来的东西,别人很快也能做出来,那么企业唯一能够取胜的关键就是效率。
2.风险控制
一个合理、健全的流程,一定是可以做到对流程涉及的相关风险进行预警和控制的,大家试想一下,如果没有流程进行规范,企业任何的风险控制都要靠人去实现,而人又存在流动性、忠诚度等诸多方面的限制,因此,企业进行流程管理的另外一个主要原因就在于风险控制。
3.知识传承
没有知识传承的企业是很可怕的,因为企业管理成熟度以及经营能力的提升,一定是要通过不断积累和传承企业在过往经营过程中的知识沉淀,在很多企业,知识只是存放在员工个人电脑中,甚至存放在员工大脑中,而且是零散的。没有经过流程链接的知识体系不能为企业提升经营和管理能力带来任何帮助,所以企业在进行流程问题分析的时候,也可以从这个维度进行着手。
4.有效分权
在绝大多数中国企业都存在这样一个现象,企业高层非常想放权给总监甚至经理,但下属总是不敢甚至不愿意接受。为什么呢?因为在大多数企业,企业老板有着“神”一般的权威,老板“一支笔”在很多企业都是常见的现象,那么在这种情况下,如果缺乏流程体系的合理分工和对权限的划分,事实上,老板的所谓授权也就只能是空谈了。
5.绩效管理
很多企业在推行绩效管理的时候,最头疼的一件事情就是绩效数据很难收集,最终导致绩效管理只能停留在纸面上。其实企业做绩效管理的另外一个目的就是要通过流程客观记录每个环节的相关数据流和信息流。
企业还可以按照以下思路进行流程问题分析:
(1)流程的问题区域在哪里?
(2)该流程的关键活动有哪些?存在什么问题?
(3)在本流程中各部门的角色定位和职责履行是否到位?是否存在错位的现象?
(4)问题的具体表现是什么?
(5)如果问题得不到改善,可能会导致的结果是什么?
(6)流程应该从哪些维度进行优化?
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