凡事预则立,不预则废。流程规划作为企业流程管理的第一环节,是非常重要的。
对企业流程进行科学、有效的规划,客观评价现有流程现状、员工素质、运行环境,可以为企业即将开展的流程优化活动打下坚实的基础,避免工作开展,时失去改进的方向以及目标。同时,由于流程管理是以企业的经营整体为主要对象的,通过建立系统的流程体系,可以让企业学会系统思维,而不只是着眼于局部的最优化管理。
企业流程规划主要有以下几种方法:价值链分析法、绩效重要性矩阵、学习五角星、成本收益矩阵以及流程优化矩阵。他们各自所着眼的流程优化管理角度不尽相同,需要我们根据流程优化的目的进行科学、合理的使用。
价值链分析法
价值链分析法是一种常见的企业流程规划的方法,根据迈克尔·波特的价值链模型,American Productivity and Quality Center(简称:APQC)将企业内部的流程共分为12类。
运营流程:
1.发展愿景与战略
2.设计与开发产品及服务
3.产品与服务的营销
4.产品与服务的交付
5.客户服务管理
管理与支持流程:
6.发展与管理人力资本
7.信息技术与知识管理
8.管理财务资源
9.物业的获得、建设与管理
10.健康、安全、环境管理
11.管理外部公共关系
12.对改善与变革进行管理
在APQC的体系当中。企业内部的流程共被分为2大类12小类,其中,运营流程5类,管理与支持流程7类,在此基础上APQC提出了详细的企业流程规划。
绩效重要矩阵分析法
根据不同流程对企业的重要程度,以及流程本身绩效水平的高低,我们可以对相关流程进行识别,并采取不同的管理方式,从而提高企业流程的管理水平。
具体来讲,我们可以采取如下步骤进行流程规划:
第一步:首先根据企业内部经营运作特点,按照价值链分析法,将企业内部的流程运作体系进行梳理,建立并明确企业的整体流程运作体系。
第二步:按照绩效重要性矩阵要求,将影响流程重要性和绩效表现的相关因素进行识别,并按照5分制进行打分评价(5分为最高,依次降低)。
第三步:根据打分评价最终结果,将相关流程绘制于上述矩阵图中,即可对不同流程采取不同的管理方式。
绩效表现差、重要性程度高的流程,是我们需要关注的重点。因为这类流程往往会影响到公司的整体运营效率,是企业运作中最为突出的短板。而那些绩效表现差、重要性程度低的流程往往不是我们管理的重点目标,因其对企业的运营效率提升影响比较有限,可以将其忽略。
学习五角星分析法
采用学习五角星进行流程规划,是基于这样一种假设前提:企业生产运营会受到各类利益相关者的影响,企业的存在必须要平衡和满足这些利益相关者的需要,为了满足这些利益相关者的需要而组织的活动,就构成了企业的各类流程活动。因此从利益相关者的角度出发,对现有各类流程进行识别和分析,可以更为有效地满足利益相关者的价值期望。
学习五角星中包括五类利益相关者的需求,分别是客户、标杆企业、员工、供应商和外部顾问。通过利益相关者对现有流程运作状况的评价,我们可以发现相关的问题流程,进而进行有效的分析和改进。
一般来说,供应商和客户经常直接与企业打交道,因此他们的评价多与企业所接触的相关界面流程有关,有助于企业外部相关流程的改进分析。某些特别挑剔的顾客所提出的观点,往往正是流程进行全新设计时需要考虑的目标。
标杆企业相关流程的分析评价则要结合企业的实际运营,选择与自身情况接近的流程进行分析。指出标杆管理所能达到的水平,可以使企业需改进的领域显现出来。当福特公司了解到马自达公司的收款部仅有五个人时,其管理层深受刺激,对其原有的收款管理方式进行反思,最终下定决心实施流程改造。
顾问作为专业人士,能够从专业管理的外部角度对企业流程现状提出专业化的指导意见,具有较强的科学性和合理性。流程管理的实施工作一定要由可承受变化的企业员工来完成,因此顾问所提出的意见往往更具有现实性。
员工作为企业内部流程的执行者,对流程的运作情况最为熟悉和了解,也能提出具针对性的改进意见。
上述学习五角星方法是我们开展流程分析、发现问题流程的重要诊断工具和方法。
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