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真正有效的企业知识管理,应当一面做“减法”,一面做“加法”

来源:泛微华南发布日期2019-11-07 11:14浏览:

知识正在加速解构与重塑这个世界。

信息时代,知识的“快速复制”能力变得越来越重要。特别是对于职场人而言,前辈积累下来的宝贵经验、知识分享如果能有效借鉴学习,终会变成一种精神“养分”,加速个人的成长与能力提升。然而现实的情况却是,企业“知识过量”问题日益严重,员工很难有效找到自己真正需要的,而“挤牙膏”式的知识分享又无法进行关联与贯穿,难以形成完整的信息流。

真正有效的企业知识管理,应当一面做“减法”,一面做“加法”。所谓“减法”,即将知识进行有效的筛选,按岗位、项目、职责等匹配给对应的人员,节省查找的时间。所谓“加法”,则是对每一篇知识文档的加工与丰富,从而保障一篇文档所呈现出来的是一个完整的知识流。泛微OA的“知识地图”正是基于这样的理念,通过强大的文档关联机制,让每一篇文档的价值超越其本身并得以融会贯通。


减法:你需要的,正是我提供的

企业日积月累的知识分散各处,对其进行高效管理的第一步就是对其进行“收纳”与整理。通过分类机制,可以将文档进行分类管理,通过目录与索引的方式提升查找效率。当然,这只是传统的分类方式,比之更有效的是围绕岗位、职能所建立起来的“知识地图”的分类。

为了更高效的培养出企业骨干员工,可以对各个岗位所需要的核心知识进行一个汇总,比如销售知识地图、项目知识地图、客服知识地图等。为了提高员工某一方面的职业技能,又可以分为销售谈判知识地图、项目沟通知识地图、合同管理知识地图等。为了方便员工的办公,又可以分为工具提供类知识地图、合同模板类知识地图、客户邮件类知识地图等。通过这样的知识构建,各个职能的员工不必再大海捞针般去寻找所需的知识,而是让知识主动匹配、精准呈现,“你需要的,正是我所提供的”。


加法:发挥知识的杠杆作用

做“减法”的目的是为了做“加法”,OA通过建立强大的文档关联体系,整合信息流,实现知识汇聚于相应的知识地图。一张知识地图,是文档与文档之间的强大关联,是数据与数据之间的交互沟通,就如同一个“杠杆”,让单个知识通过“结盟”的方式发挥出最大的价值。

围绕岗位、业务建立起来的知识地图,包含了一次工作流所需的全部内容,不仅仅是文档,节点人员、流程步骤,只要是有关联的人或事,都能一 一呈现,让办公围绕“人”展开。在化零为整的基础上,知识地图更具应用价值,它真正为解决问题而生。

以“客户维系模板知识地图”为例,可能涉及到的“邮件模板”、“会议纪要模板”、“短信模板”等皆可聚合到一篇文档中。再以“销售知识地图”为例,一篇文档可贯穿销售岗位所需的全部知识、技巧、方法、制度等,从而最大化的为销售人员提供技术支持。

为了节省查找成本,提高知识的易用性与针对性,“知识地图”需要做“减法”;为了增强知识的黏着力与穿透性,知识地图又应当做“加法”。其实这并不矛盾,正是因为这样的自我解构与重塑,让知识更具联动效应,实现资源、管理的大连接。

【本文标签】:知识管理 泛微OA OA
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