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如何在多任务管理时做到“雨露均沾”?

来源:泛微华南发布日期2019-11-08 14:55浏览:

职场上最尴尬的事莫过于,没有分身术却遭遇多任务。作为一场活动的负责人往往需要处理很多事务,协调各方面的人力、物力和资源,如果没有统筹的规划很容易使活动管理遭遇“滑铁卢”。技多不压身,但任务多了却真的很“扎心”,如何在多任务的迷雾中找到正确的航线,带领团队驶向任务的彼岸呢?

借助协同OA办公软件,打造高效的执行力平台,对多任务进行细分与规划,实现工作有条不紊的进行:

1.对任务进行“抽丝剥茧”,实现高效运转           

2.工作日程高效安排每日工作

3.协作区讨论工作细节

4.工作微博每日总结汇报


任务细分,专人做专事

处理好任务的第一步就是制定一项周密的计划,进行合理的分工合作,将任务细分成小的单元格,然后各个击破。通过任务管理模块,可随时新建任务,对今天、明天、即将要做的事情进行规划。对于一场具体的活动而言,将所有相关人员聚集到任务平台,并设定一个截止日期,以确保任务的有效执行。

每一个细分任务,可设置参与人,并分享给需要知悉的相关人员。根据任务的紧急程度或任务的类型设置标签,让任务更容易查找与实施。通过这样的任务细分,理出一项事情的头绪,实现“专人做专事”。


日程安排,规划每天的工作

进行任务分派之后,团队成员如何高效的完成呢?特别是对于那些分到很多任务的成员来说。日程管理在接下来的环节就发挥作用了。通过“添加日程”,设置每一项具体任务的开始时间、结束时间,上级可以指定下级作为办理人,也可以指定其他成员一起协作。同样的,下级也可以将自己的日程共享给上级或其他成员以便成员之间互相了解进度,从而高效协作。

通过查看“我的日程”,以表单形式呈现,可以非常清楚的看到自己当天需要做哪些事情以及时间节点是怎样的。同时,也可以查看下级日程或“我关注”的日程,及时了解整个团队的进度。


协作区,讨论工作细节

围绕具体的任务,可建立一个协作区。在协作区中,大家可以尽情讨论,发表自己的意见,当手头有比较重要的事情无法及时参与讨论的时候,可以回过头来看消息记录,完全不影响团队的效率。除此之外,成员在交流意见时,可发表知识库的文档、上传附件,引用业务工作流、引用OA的统计报表、新闻、公告、调查表、客户、联系人等,解决资源共享问题。


工作微博,及时总结汇报

一天的工作结束,可以通过“工作微博”进行每天的总结与汇报。员工不仅能记录一天的工作内容、成果,还可以记录对于工作的计划与思考,并进行随时分享。当然日报不再是单方向的汇报,而是领导看后能给予反馈、建议的双向总结。上级自动关注下级的微博,员工之间也可互相申请关注,大家可以在工作微博下面留言、互动。

没有分身术却身处多任务,管理照样能做到“雨露均沾”。就算任务经常“72变”,但通过任务管理、日程管理、协作区、微博等的统筹规划,也能让繁杂无章的工作“随机应变”。

【本文标签】:任务管理 日程管理 协同OA
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