公章管理具有两面性,一方面要“快”,一方面要“慢”:
对于员工而言总是会遭遇“众里寻它千百度,小小公章不知在何处”的窘迫。合同、订单等着签章,然而却不知道公章去哪儿申请、向谁申请,总想着整个申请流程“快一点,再快一点”。
对于管理者而言印章作为企业身份和权利的证明,系企业在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,贸然借出存在管理风险,整个过程最好“慢一点”,审核严一点。
看似矛盾的公章管理,该如何高效管理呢?只能两者取其一,还是“鱼与熊掌”可兼得?泛微协同OA平台通过流程化的公章管理、电子化的信息录入,实现公章管理“快”“慢”相宜。
突然要用到公章,特别在一些比较紧急的情况下,却不知向谁申请、如何申请,该怎么解决这个问题呢?通过OA系统的办公用品管理,轻松解决这个问题。
在OA系统内,可将不同种类、用途的公章信息分类存储于办公用品模块中。录入信息时,可详细填写该公章的类型,如财务专用章、合同专用章、发票专用章等。同时,可标明公章存储地点以及主要负责人是谁,并可上传物品图片进行比对。
同时,可对印泥、印章垫等易耗物品进行库存预警设置。通过办公用品消耗情况,设置最低警示数量和最高警示数量。当物品达到最低警示数量时,采购人员将收到系统提醒,从而及时地进行补充;当达到最高警示数量时,系统将会提醒采购人员停止采购,以免减少库存堆积等现象。
有时候好不容易找到“掌印人”,往往却被告知他只有保管权限,具体能不能外借还得去问下领导意见。如果遇到领导出差或外出见客户,这件事就只能搁置下来了。
通过OA电子化系统,直接线上提交申请、移动审批,解决以上烦恼。通过发起“公章使用申请”,所需信息一应俱全,员工只需“按图索骥”,根据实际情况填写,提交之后通过电子化的流转等待审核结果即可,整个过程高效且简单。
对于领导而言,可全面把控此次公章申请的安全性,包括申请人是谁、为什么申请、使用开始时间和结束时间、具体用途、涉及金额等。同时,为进一步确保安全性,OA系统的强大关联性可直接关联某次合同用章所涉及的客户,领导通过多方审核确保公章使用的严谨性。
员工希望“快”一点,领导希望“慢”一点,小小公章有大用,管理不能马虎。通过OA系统的流程化管控,协调公章管理的效率与安全问题,让公章的管理更轻松。
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