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内部控制是医院可持续发展的内在需要，也是外部加强监管的重要手段，对医院管理具有举足轻重的作用……

随着医院的快速发展，医院的内部控制工作的信息化建设也迈向了新台阶。

为了提高内控效率，医院决定将内控管理从“人控”到“机控”进行转变：在实现内部管控的同时，提高工作效率，把员工从日常的繁琐程序性工作中解放出来，着重经济活动数据的分析，实现跨院区业务活动的全过程线上管控和信息共享。

通过以合同管理为内控核心业务，实现了从申请审批、采购执行、合同订立、合同执行的全程信息化管理，统一合同、采购、财务信息，实现业财融合，强化内部控制建设。

医院内控管理信息化项目应用特色

一、高效、透明：采购、合同、财务一体化

通过流程引擎，为医院实现采购申请、合同送审、合同会签、合同库、合同收付款、合同变更全程数字化管理，规范医院的采购、合同、财务流程。

灵活审批：

之前，通过线下纸质材料审批模式，审批人多、环节复杂，效率难以提升。

现在，医院通过内控管理系统的采购流程，高效灵活地抓取系统中采购、合同、财务等数据和信息。

申请人可以随时随地通过登录PC端/移动端发起申请，审批人一键进行审批操作，让审批更为快捷。一个流程审批从以往的需要一周甚至更长，到现在线上审批最快可以在一天之内解决。

业务财务一体化：

通过关联工作请示单、各类采购申请单与合同模块。

在合同送审环节选择供应商的时候，对接到物资系统自动校验供应商信息。

若是搜索不到，则可以手动新增供应商信息，以编码为标准，同步到物资系统中，大大减少了数据重复输入的工作量，而且能避免差错。

收付款流程完成后，流程自动转为数据，根据收付款单上明细表的信息以及合同类型信息，推送到财务系统中自动生成财务凭证。

提高财务自动化，确保凭证的准确率，减轻财务人员负担。

合同数字化：

合同相关信息的高效聚合，在系统中形成了一份份“电子合同档案”，使得医院的工作人员能够高效查找到合同相关内容，再也不用花费很多时间线下一一翻找。

除了查询之外，通过内控系统还能生成个性化的数据统计报表，对医院经济活动一目了然，为医院管理提供智能决策依据。

二、合规：审批过程制度有效落地

实现了高效之后，最重要的是能保证业务执行、资金使用中的风险管控问题。

协助医院通过审批流程和审批权限划分，有效落地制度管控：将资金审批制度、采购管理制度、合同管理制度内嵌到系统中，实现对采购申请、合同送审、合同会签、资金支付等经济活动全流程、全过程留痕管控。

资金安全：

通过将资金审批制度嵌入流程中，不同额度的资金使用需要不同层级的领导进行审批，有效保证资金使用安全。

规范采购：

通过采购管理制度内嵌，规范采购业务。根据采购申请表中所填的信息，自动判断流程的不同走向，让审批更智能、更灵活。

合同安全：

合同管理制度内嵌到合同会签单中，会签流程结束自动生成合同卡片信息。

合同会签流程结束之后，增加合同管理员确认盖章环节，以及经办人上传双方盖章版本，合同管理过程全部留痕，可追溯、可查询。

信息预警：

每年，作为大型医院，采购合同就有几百份。如果还是传统的管理模式，供应商的管理会非常杂乱：

什么时候合同到期?哪些尾款需要在近期内支付?供应商联系人变动了应该找谁?信息不能及时获取，重要的事情容易被忽略，更严重的会直接造成经济损失。

但现在，内控系统随时维护供应商信息，一有风险立即推送给相关人员;合同到期有消息提醒，减少风险。

三、可控：完善的内控权限管理

医院内控管理系统基于现有的工作岗位性质，进行权限划分，使得人员对应岗位，岗位关联权限，使得各个岗位职责明确，人尽其责，从而提升整个内控的执行管理效率。

医院充分建立了完整的权力运行制衡机制：

1、分事授权：例如门户首页政策法规，内控制度、下载专区由内控管理员进行维护，其他人没有权限。

2、分岗设权：根据岗位的差异，不同岗位对应系统权限不一样，行使的职责不同。

3、定期轮岗：通过岗位的定期变更，实现院内岗位的定期轮岗。

4、数据权限：数据权限管控严格，各个科室只能看到本科室相关的合同信息。只有特殊部门和部分领导可以查看全部合同信息。

四、分析：执行时间可视化，提高执行力

医院为了提升运行效率，从申请、审批、支付均可实现线上提交审批，实现尽量线下少跑、不跑。

流程效率优化：

除了电子化的高效流程，协助医院通过多种方式优化流程，提高流程流转和执行效率，真正将内控管理系统的效率落到实处。

首先，及时监控流程的执行状态，流程待办系统自动提醒，并且可自定义提醒时间，避免因为拖延而造成损失。

其次，内控系统能够智能化分析流程的执行效率情况、办理情况、超期情况。针对分析结果，进行改进提升，提高管理成效。

问题分析：

同时，在医院内部审计审核过程中，及时对问题进行分析，有利于日后对问题进行分类统计。在确保效率的同时，保证业务处理质量，利于日后管理的完善。

按问题分类进行统计查询，形成台账，便于找到问题发生的相关科室，对症下药。

医院内控管理信息化应用价值

内控管理系统，涵盖从采购申请、送审、会签、付款整个业务体系。

实现了医院流程流转有痕迹，能够清晰分析流程审批过程;明确划分医院职责权限，助力医院内控管理理念落地，全面提升医院科学管理水平。

未来，将继续协助医院深化内控管理信息系统应用，例如审批智能助手、电子签章、数据中心等，进一步完善内控管理数字化建设。