深圳oa软件系统

访客接待作为企业重要业务环节，涉及备案申请、行程安排、招待费用报销等流程，需要业务、行政、财务、后勤等不同部门协作。但原始纸质审批、人工询问的访客接待方式让很多企业接待过程繁琐且漫长。

云OA可通过电子化审批流程，帮助企业实现从访客备案、资源协调到招待费用报销全面一体化管理。

来访前

接待人员只有将访客信息完整备案，才能方便其他部门有条不紊的安排酒店、用餐、会议室、交通等计划。云OA可以根据企业需求，灵活设置访客接待流程，快速协调企业资源。

1、来访信息提前备案

确认好来访行程后，接待人员将来访者的信息、事由安排、需准备的资源、招待费预算等录入OA系统的“招待申请单”进行备案，相关领导审批通过后即可办理筹备事宜。

2、设置规范化接待标准

为避免招待费用严重超出标准，直接接待费用细化为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个类型都设置标准费用，填写预算时自动计算总额，实现招待成本精细化管控。

3、接待资源在线协调

接待前需要协调的如会议室、酒店、餐厅、车辆等资源，直接联动接待申请表在线预定，自动流转给对应部门办理。办理进展可视化，领导也能进展实时把控重要嘉宾的接待进程，避免遗漏关键环节。

来访中

很多公司为了保障安全，对外来客户的来访有着严格的登记制度，有的甚至需要负责人到门卫处接待确认，程序繁琐，造成大量时间浪费。

1、来访身份验证确认

接待申请通过后自动给门卫处创建一条访客信息，负责人直接将访客记录以短信或二维码的形式外部分发给访客。来访者进入公司时只需向门卫工作人员出示该信息，无需打电话，在OA系统查询中查询确认后即可放行，提高效率。

2、访客行程内外协同

此外，接待负责人还能在企业微信将OA中与来访者相关的住宿安排、会议安排、返程安排等流程或通知信息转发给访客，客户在线确认，让各项行程安排同步，内外高效协同沟通。

来访后

客户接待结束后，接待负责人可直接在云OA的发起报销流程。报销流程关联业务招待费事前申请，报销明细信息联动带出，只需在每项明细后上传好具体费用发票即可。财务可根据对应预算表与实际费用表核账对账，提高报销效率、简化报销流程。

借助云OA标准化的电子流程，可帮助企业快速处理来访和接待事宜，确保客户来访接待工作有计划、规范化、高效化。同时接待费用也实现透明化管控，避免了铺张浪费，有效降低企业接待成本!