深圳oa软件系统

　　随着企业业务和人员规模扩大，企业的档案数量也在不断增多，集团对档案管理提出了新要求：

　　• 统一收集各业务部门和分子公司的档案，形成档案的全生命周期的管理模式;

　　• 打通档案之间的数据孤岛，实现数据互通，并且能够有效利用档案资源;

　　• 安全保管纸质档案，避免纸质档案遗漏、缺失的风险;

　　• 集团总部对在库档案形成有效监管，高效调取文件;

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　　此次项目，泛微紧密围绕集团整体的信息化规划开展档案数字化工作，协助集团搭建数字化档案管理系统：

　　以泛微OA作为统一入口，整理相关流程，自动归档。

　　覆盖行政类、资产管理类、工程类、仪器设备类、会计档案类、人事类、客户档案类、实物档案类、电子档案类等9个门类下分32个分类等。

　　解决档案管理现状痛点，实现档案标准化、智能化管理，提升人员工作效率。

　　集团全过程档案管理系统特色

　　一、建立档案管理门户，一站式档案管理

　　丰富门户展示内容，一站式展现流程中心、档案统计、要闻公告、档案管理制度等内容，一个入口处理档案相关业务，满足企业各岗位的档案管理、借阅、查询等需求。

　　二、档案全生命周期管理

　　泛微协助集团实现从档案接收、著录项整理归档到档案管理装盒、上下架，再到档案利用借阅、开放鉴定、销毁清册全生命周期管理。

　　1、档案接收

　　通过配置OA流程，自动归档档案到接收库;同时与业务系统集成，自动归档合同数据。

　　所有档案，档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统，完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架，档案正式生效。

　　2、档案整理

　　规范化档案录入，业务相关的档案信息著录项定制，历史流程内容自动归档。

　　3、档案整编

　　泛微协助集团实现档案归档、上架、装盒规范化。

　　依据国家档案分类标准，制定了集团档案分类的标准以及各类档案的整理方式，并且规范化建立档号规则。

　　结合集团实际情况，定制不同档案分类的元数据。

　　4、档案查询

　　通过系统能够快速定位所需内容，提高档案利用率。

　　5、档案借阅

　　泛微协助集团，实现在库档案借阅，借阅审批，出入库管理全过程数字化管理，确保档案借阅有记录、可追踪。

　　6、档案销毁

　　通过在系统设置档案保管期限，档案到期系统自动提示，可审批销毁清册。

　　7、档案盘点

　　档案盘点审批，形成盘点记录，提升效率，减少人工盘点劳动率。

　　8、库房管理

　　为了确保对实体档案进行规范化管理，泛微协助集团统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便进行流程化管理和操作记录。

　　三、智能化档案数据统计报表

　　泛微通过对档案管理数据进行统计，形象化展示档案全宗数、分类数、库房数、在库文件数等关键数据统计;

　　图形化展示全宗分类使用情况，档案分类装盒情况，各档案分类在库文件数，库房上架情况。

　　价值总结

　　泛微文书定通过文件、档案流转过程中的管控，协助集团建立安全合规、不易流失、确保档案完整性的数字化档案管理平台，从而建立完整、规范、持续更新的知识体系：

　　• 建立规范的文件体系：资料使用、协作体系规范;• 业务过程有支撑：确保文件内容完整，安全体系规范;• 提升归档过程自动化：利用数字化工具，简化档案整理上架的人工劳动量;• 档案利用更便捷：业务部门线上审核数据，实物档案接收规范管控。