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调整流程顺序

调整流程顺序就是指根据相关流程的侧重点控制方式的不同，对流程运作过程和顺序进行调整，使各个环节的负荷与处理时间尽量均衡。任何流程的运作都需要资源的支持，而这种资源的支持是有限的。在这种情况下，通过均衡处理可以使流程的运作更加顺畅，避免运作环节中相应短板的出现，达到效率最优化。

均衡处理的方式主要有两种：变串为并和调整作业顺序。

（1）变串为并。对于许多串行工作。一般而言，在企业内部存在着两种形式的并行。一种是各独立单位从事相同的工作，这时我们要将它们视为一体，统筹处理，分散执行。比如，许多企业内部存在着业务单元分散采购的问题，在这种情况下，如果能将有限的采购需求进行集中处理，将不但可以降低采购成本，同时还能够缩短相应的采购周期。还有一种情况是各独立单位从事不同的工作，而这些工作最终必须组合在一起。

（2）改变作业顺序。通过观察流程运行的各个环节，对不合时宜的作业活动进行作业顺序的调整，以求获得流程上的改善和突破。比如：一项产品移送到一栋楼里，然后再返回到原来的楼里，或者文件在同一栋楼的不同部门之间送来送去，在这个阶段，我们需要检查作业顺序以判断是否能够减少文件的长途旅行时间。

信息化与自动化

信息化与自动化是进行流程优化的重要手段，随着社会总体劳动力资源趋于枯竭，以及信息化管理手段在企业内部扮演的作用越来越重， 信息化与自动化已经成为很多企业进行流程优化的首选。

下面是常见的一些运用自动化进行处理的作业活动：

（1）脏活、累活、难活。这是日产公司投资生产系统改造的一条原则。它认为这类作业活动并不总是能够依靠人员来完成的。如果实施自动化改造，工作质量将会得到大幅度的提高。因为作业机器将突破人员的局限性，既不在乎艰苦的工作条件，也不受艰苦工作条件的影响。

（2）枯燥作业。枯燥的作业活动将会使员工产生厌倦的情绪，不利于保持长期的良好精神状态，因此所有单调乏味的工作都可以成为自动化处理的对象。这些工作包括生产车间的作业任务、简单单调的数据录入，或者是核对报表的匹配事项，等等。

（3）数据采集。在传统的企业管理中手工的信息收集和统计活动成本是相当大的，它分布在每一个业务流程里。如果能用机器代替人员进行数据采集，不断可以节省大量的时间，同时还可以增加数据的准确性。比如：超市里面普遍运用的条形码技术就极为方便地实现了每天销售产品状况的统计和分析；企业实施ERP系统可以将分散在每个供应链环节的数据全部整合在一起，进行统计与分析。

（4）数据传送。将数据由一种格式转变成为另一种格式，或者从一个人转送到另一个人，由一个系统传输到另一个系统，这些都是自动化的首选对象。虽然有时计算机系统标准的不统一可能会造成转换数据过于复杂，但它却可以有避免重复录入相同数据，减少因为数据不匹配而带来的麻烦。

（5）数据分析。每个公司都有大量数据，但是却不一定有足够的分析报告。信息分析正是信息系统的优势。通过拥有适当的软件，我们可以随时做出设定的分析报告。

虽然信息化和自动化在进行流程处理时有巨大的优势，但它也有其局限性，仅仅只能够用于可以控制住的流程。在对企业内部流程进行自动化的时候，遵循80/20原则是一个基本的准则。也就是说，企业不要期望通过自动化系统将流程中的所有情况都处理好，而应将目标设定在80%的功能实现上，这样仅仅需要20%的成本和时间。

所有例外情况的100%自动化解决方案的开发不但需要很长的时间，而且往往可靠性也不理想，维护成本很高，未来如果企业需要对流程进行调整和优化，也往往因为巨大的信息化系统投资而却步。考虑到这一情况，我们认为，将信息化系统与人员相互结合使用，双方优势互补，是企业进行信息化建设与管理最为有效的手段。