深圳oa软件系统

在中国制造业的生产一线，工艺文档管理过程的繁、难、慢成为实现标准化生产的一大痛点：

文件手签，审批周期长

纸质下发，工作强度大

版本难分，普及使用慢

回收缓慢，安全无保障

解决工艺文档人工管控不便的问题成为企业统一工艺文档管理、实现无纸化生产的关键一步。

OA遵循ISO9001标准，根据ISO对工艺文档的严格要求，以强大的版本管理、文控管理功能实现工艺文档从创建、审核、修改、分发到回收全生命周期的电子化管理，让企业工艺文档管理：有章可循、有人监督、有据可查。

一、工艺文档管理方案亮点

文档发布：目录清晰，上传、审批有章可循

和传统纸质化打印、手签的管理方式不同。

工艺文档管理系统根据ISO文档管理标准，将企业生产类文档分为“管理手册类文件、程序类文件、工艺类文件以及表格类文件”四大类，在严格的文档命名格式下规范建立企业工艺文档库。

新建文档指定下发部门

企业相关人员可以在目录栏内随时新建各种格式类型的文档，在文档属性栏内填写文件版本号、文件名等信息。

同时，创建人还可以通过文档属性页直接指定“文件接受部门/人”，限制文档使用范围，提高安全性，一旦流程提交，即刻触发审批流程。

流程明细全审批有依据

在工艺文档的属性页内，会实时关联文档全周期内所有流程操作细节，无论是审批还是查阅都能有据可依。

电子签章审批管理严格

经创建所触发的审批流会自动流转至相关审批人、签发人，经审批通过后的文档，最后经文控中心加印电子签章后正式发布，同时下发给预先设定好的部门/人使用。

【小结】：工艺文档管理在文档创建审批的过程中流程清晰而规范，所有文档有格式、有明细、严审批。

文档使用：有权限可扫码，使用便捷、安全

工艺文档高效使用的两大核心：“安全和便捷”。

通过工艺文档系统所创建的文档，有权限的人可以随时扫码获取所需的工艺文档信息。不仅使用效率高，还降低了传统环境下因随意传看而造成的安全隐患。

一个文档对应一个“码”

所有的生效文档都会自动生成一个二维码或者条形码，当有生产需要时，直接用扫描枪扫码，那些所需的生产线上的工序、图纸就会直接呈现在电脑上。

文档更新即可实时同步

文档更新，二维码不变，操作人员扫描即可获得最新版本内容，防止因版本问题而导致的工序操作不一现象。

版本管理：编号、审批严格，全线同步更新

工艺文档因随时修改、更新所导致的版本问题让许多制造业客户为之发难，生产线上因为拿到的工艺文档不同，而产生工序不一，生产标准降低的现象，直接影响了效率。

在工艺文档系统内，所有工艺文档的修改、更新会统一流程、同一出口，严防一个工序多种版本。

文档编号规则全

工艺文档管理系统根据国际标准文档管理要求，对工艺文档进行严格编号。

将编号分为版本号(A、B、C…)和修改号(0、1、2、…)，如A/0表示第一版未修改，A/1则表示第一版一次修改，以此类推。

同时，根据客户实际需求，还可以帮助客户设定修改次数，一旦修改上限，文档会自动升级为新一版本，旧版本只有文控管理员可看，统一生产线上的可查阅文档。

修改文档走审批

有权限的修改者对文档进行修改后，将文档状态改为“修改”，同时撤销原文档的生效印章，流程提交经审批后再次盖章生效，新文档生成。

【小结】：通过“编号、审批”双管齐下的作用，让企业工艺文档按编号有序归档下发、全面普及新版本。

文档收回：无效文档智能销毁、无需碎纸机

因修改、过期而产生的无效文档，工艺文档系统会自动触发失效流程，不用碎纸机，就能轻松销毁文件。

新文档生成，旧文档同步作废

经修改的文档一旦归档，系统会自动触发文档失效章流程，自动带出修改前的文档版本，进行盖章失效处理，一旦新文档发布，旧版本会自动失效归档。

【小结】：从修改到失效，所有流程同步处理，作废文档电子化回收，降本增效。

　二、工艺文档系统具体价值

工艺文档管理系统在严格遵照ISO文档管理标准的同时，还能根据具体客户需求，为其添加个性化应用，打造符合客户实际管理要求的工艺文档管控平台。

帮助客户建立企业文控管理中心，统一工艺文档发布流程，提高工艺文档管理效率，让生产一线全程无纸化、标准化：

全程电子化管理，高效使用节约成本

文档分发到人，信息安全、便于使用

构建和规范企业中心文库，有效积累

形成企业工艺知识脉络，生产标准化