深圳oa软件系统

　　一到年底，大大小小的会议接踵而来，会议室的预定也越来越难，好不容易预定了会议室，结果发现已被占用;到了自己预约的时间，但上一个会还没结束;会议开始了，人没来几个……

　　为了帮助企业高效利用会议室资源，提高会议效率，泛微eteams推出会议室管理方案，通过「会议管理」+「日程安排」，智能管理会议室预定、使用、维护、会议通知、查询、签到、提醒、监控全过程。

　　泛微云OA高效会议室管理指南

　　01、会前预定、通知，一步到位

　　泛微云OA会议管理，将会议室情况、人员日程安排等信息全部聚集，通过企业微信、App、微信公众号、网页等多端口，可随时随地快速预约会议室，减少不必要的对接和麻烦。

　　1)会议室使用情况实时了解

　　通过查看会议室使用情况，可清晰了解哪些会议室正在使用，会议几点结束，对于未使用的会议室，点击即可快速预定，无需反复跑会议室确认。

　　2)会议室使用防冲突

　　会议多，会议室不够，预定的时候难免会冲突。通过泛微云OA「会议管理」-“新建会议”，如选择的会议室已被占用，系统会进行冲突提醒，方便组织者提前调整会议时间及会议室。

　　3)参会人员日程防冲突

　　遇到重要会议，不知道领导们的时间?通过系统新建会议，如遇时间冲突，系统自动提醒冲突人员日程安排，再也不用逐个打电话询问什么时候有时间。

　　4)会议议题提前告知

　　会议相关的议题、纲要材料、讨论分组、会场座位等可在会议中上传和关联，无需多次转发保存，参与人可提前准备议题相关事项，避免会中跑偏。

　　2、会议查询、提醒、签到，快速更省心

　　1)一键查询

　　年底会议多，很多时候，不记得自己有哪些会议。临近会议开始，才知道要开会，不仅容易打乱自己原有的计划，且会议前准备不充分，会议效率也会受影响。

　　通过「会议管理」-“查询会议”，即可看到所有会议安排。当会议过多时，可按今天、本周、本月进行筛选，清晰了解自己需参加的会议，提前安排相关工作。

　　2)智能提醒

　　新建会议时，可设置会议提醒，临近会议开始、结束前，系统会通过多端口自动提醒所有参会人，避免开会迟到，会后拖延。

　　3)扫码签到

　　根据会议地点，可设置签到地点和偏差范围，到会议现场后，参会人员直接扫描二维码就可快速签到，签到情况自动统计，谁到谁未到一目了然。

　　4)会议监控

　　对于未参加的会议，管理者可根据会议类型、会议人员等不同维度进行监控，并按需设置会议查看、删除、取消、变更等权限，全面掌控会议详情。

　　3、会议室维护，提升使用效率

　　会议室预定难，经常会出现提前一周把会议室全部预定、明明是10个人的会议却预定了30人的会议室或者干脆不预定直接占用的情况，不仅容易造成部门间的矛盾，会议室管理也越来越乱。

　　在泛微eteams中，会议室管理者可提前将会议室设备、图片、可容纳人数等会议室信息录入，会议预定者可按需选择不同会议室。同时，设置会议人数检测、会议室最大可预约时长等，规范会议室使用，提高开会效率。

　　通过泛微eteams会议管理及日程安排应用，企业可便捷预定会议室、避免会议冲突、及时传达会议信息，帮助企业规范会议室使用，合理管控会议室资源，降低沟通成本，提升开会质量。

　　查看：会议很多，会议室太难订?泛微OA指南已备好，来收~