深圳oa软件系统

　　高校会议管理特点：

　　学校高层的决策会议一般分为校长工作会议、党委常委会议两种。

　　首先，由学校各学院提出需要会议决议事项，经过审批后，由学校校长/书记确定本次会议的内容。

　　确定会议议题后，由会议秘书进行整理并通知相关议题提出人和需要参会的人员。

　　会议结束后会议秘书将本次会议的时间地点和议题等内容进行归档，便于后期查询。 泛微根据高校需求，通过流程驱动和低代码构建平台，搭建了一套整合了议题管理、会议管理、督办管理、会议文件存档等功能的会议全程数字化管理平台，并且关联日程管理、资源管理等，为高校的两会管理以及其他各类会议管理提供了有效的数字化支撑。

　　两会管理、大型会议管理泛微高校会议数字化管理方案亮点

　　1、议题数字化管理

　　议题上报与审批

　　高校工作人员可以通过OA系统快速发起会议议题申请审批流程，议题申请核心内容为议题名称及议题描述。

　　议题申请流程发起后自动流转至学院管理层、党政办公室等节点进行审批，审批通过后进入议题库。 议题库 会议议题申请通过后，通过流程转数据，申请数据转移自动转入议题库中。 为了方便查询，议题库可以根据议题类型、议题状态(待通过、已通过、本期议题、往期议题、已废弃等)、提交人、会议类型等维度进行查询，让台账更加清晰。

　　议题确认 校长/书记进入到申请议题库中，选择本次上会的议题，将议题转至本次会议议题库。 议题上报审批通过后会有短信消息提醒到上报人，便于上报人进行上会材料的准备。 同时，会议秘书将本次上会的议题补充会议名称、会议地点、会议时间等信息，便于存档。

　　2、会议全过程管理

　　泛微OA将会议管理模块与领导日程、资源管理等校务板块实现串联管理，在一个平台上就能统一查询会议人员、制定时间，实现“事前有备、事中有序、事后有据”的会务管理效果。

　　对校级、院级会议进行全周期管理，支持多种会议类型，实现会议的申请、议题审核、材料分发、会议通知、回执、签到、请假、决议等全过程管理。

　　①会议前 了解领导近期的日程动态，是推进会议有序开展的前提之一。通过泛微OA领导日程模块，在会议开展前，会议组织人员可以从OA系统及时调取领导日程表，及时根据领导时间，合理安排会议时间。

　　当所有的人员、资源、信息都被装入OA系统，在召开会议前，会议组织人员能够通过OA快速查到各个会议室、设备的占用情况，避免冲突。

　　信息全面共享的方式，为会议召开前的准备工作省去了不少线下沟通咨询的麻烦，执行效率更高。

　　在知悉会议室使用情况和领导日程后，会议组织人员快速安排会议，通过流程将会议内容上报审批，将会议信息和内容以各种方式通知参会人，并且随时跟踪参会人的参会情况反馈情况。

　　用一条流程就能完成审核、通知，简化过程。

　　②在会场 高校大型会议参会人数多，会议室规模大，如何提升入场和签到效率? 排座管理： 根据会议名单，泛微协助高校实现线上智能排座。每个会议室的座位布局可以在系统中同步显示，组织人员可以按照要求快速安排座位，防止重复安排、漏排问题。

　　自定义座位布局、在线排座、通知座位号(短信、邮件、消息中心提醒)等。 在现场，参会人签到一完成就能自动获取自己的座位示意图，无需引导，自主入座，全面节省会场时间。

　　签到管理：

　　会中，借助移动设备将会议签到搬到线上，直接扫码实现会议出勤考核，谁没出席一目了然。

　　对接大屏： 可对接无纸化会议系统，将相关议程、议题、会议材料信息传送至无纸化会议系统进行会议指引。

　　③会议中 所有材料都已经通过流程下发，参会人可以根据需要自行打印，不仅可以帮助参会人提前了解会议情况，还能节省会议成本。

　　通过系统记录决议投票表决情况，遵循少数服从多数的原则，支持不记名投票表决，清晰记录议题决策事项名称、列席人、决策流程、表决情况以及会议决议等信息，以及听取意见、议题材料等文件内容。

　　④会议后 会后，用泛微OA提交会议纪要，将重要的会议目标通过任务管理功能将会议任务快速交付责任人，执行情况全程反馈促进会议结果落实。 会议执行完毕后，上传会议纪要，实现会议完整归档，可联通OA应用，推送相关会议纪要信息。

　　会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件，可对接电子签平台进行电子签署，签署文件具备相关电子签名，防篡改。 按照会议决议信息，自动触发督办事项、公文流程，实现对于会议决策的后续跟踪。

　　泛微统一高校会议资源、人员、信息等内容，会前轻松做好准备工作，会中智能引导、无纸化高效互动，会后任务及时反馈、文件完整归档。