深圳oa软件系统

　　泛微OA系统集成电子签约平台契约锁，正在让越来越多组织的合同管理“无纸化”：从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行，为组织提供具有法律效力的电子合同全生命周期管理…

　　合同管理全程电子化 VS 纸质/半电子化

　　过去

　　一份合同起草不确定格式、审批几天等不到人、签约来来回回邮寄、盖章还要填单排队，想查历史合同，还得翻箱倒柜找破头。

　　现在

　　所有合同管理资源都在OA系统里，起草有模版、审批走流程、签章用手机、合同存系统，全程不排队、无快递，安全又省心。

　　泛微全程电子化合同管理实施亮点

　　统一的电子印控中心打通合同电子化最后一环，全程电子化的业务流程模式，帮助各项业务信息必达、审批必办、过程必录，让组织合同管理效率彻底优化。

　　一、电子化“3步曲”构建全程无纸化环境

　　▌第一步：信息电子化

　　合同管理中的每项信息都是组织重要的业务凭证，便捷的软件管理系统可以帮助组织及时捕捉变动，精准记录更新，妥善做好存管。

　　泛微OA系统让电子化的信息在流程驱动下，随业务变化而变化，确保一项合同完成，所有信息都能轻松查到。

　　1)建立合同电子档案库，业务来龙去脉一键查

　　业务规模越大，涉及的合同就越多，如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里，时间一长，找起来如同大海捞针。

　　现在，泛微的电子表单就是企业的电子档案库，签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类，每项合同都有自己的专属编号。

　　不仅检索方便，每项合同内容还能智能关联业务流程，业务变则流程变，合同信息同步、精准，合同状态一目了然。

　　现在，用一张合同卡片就能了解合同的整个来龙去脉，金额、时间、客户等基本信息;收付款记录、变更情况、操作反馈都有记录，两分钟就能带你了解业务情况。

　　2)统一合同相对方信息，审、录、查一体化

　　为了帮助组织提高合作质量，泛微OA系统为组织提供一个相对方身份要审、可查的便捷信息入口，无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录。

　　你可以根据名称随时在系统找到一份历史合作记录，签过哪些合同、异常履约情况随时掌握，为未来合作提供参考，提高合作质量。

　　【小结】：形成信息电子化网络，变更、使用智能化，更方便。

　　▌第二步：业务电子化

　　借助泛微OA流程引擎，为企业打造符合业务需求的流程路径，无论是签合同、开票、收付款还是盖章，有什么需求提什么流程，全面统一。

　　1)合同起草有模版，规范、统一、防漏洞

　　通过OA电子管理系统起草合同，再也不用为合同格式、内容是否规范而操心，系统里早就把不同类型的合同模版录入备用，你只需照着模子填信息就能快速完成合同制作。

　　2)开启智能审批助手，数据统一、决策快

　　为了提高审批质量，泛微OA系统可以在审批的同时为您智能关联参考信息，比如预估成本、给出风险筛查结果等，整个过程无需人工插手，即审即用。

　　3)收付款全程监控，及时反馈、高效核算

　　现在管理层打开销售合同台帐就能轻松了解合同收付款情况，未履行金额、开票金额、收款金额智能汇总，清晰呈现，时刻掌控履约情况。

　　为了提高合同执行效率，智能提醒服务还能对超期未付、应付账款、到账等情况进行智能提醒，减少遗漏。

　　【小结】：电子化业务体系，量身定制服务功能，更符合业务情景、办理需求。

　　▌第三步：签署电子化

　　合同签字、用印过去一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。

　　泛微OA通过和上海CA认证中心、电子签约平台契约锁成功组合，为组织提供安全、具有法律效力的电子合同签署服务，打通内部用印与外部签署，让合同实现电子化签署过程。

　　1)企业印章电子化管理，按需分权调用

　　无论是法人章、合同章、财务章还是业务章，使用中都要管理人员花大量精力去核实、查找。

　　为了简化使用过程，泛微通过电子签约平台将企业印章信息电子化。提前为每类印章设定使用范围，什么岗位、用什么章、走什么流程都有严格设定，不仅解决了印章散落各地的麻烦，还提高了使用效率。

　　2)一条流程完成内、外部用印请求

　　• 内部用印高效化

　　不管是采购合同、人事合同、销售合同还是报价/投标书都有既定的上报流程，授权一审批，盖章即刻签署。

　　• 外部签约智能化

　　和外部客户、供应商们签合同再也不用把合同打印邮寄给对方，只要内部用印一完成，系统会自动以短信发出签约邀请。

　　电子签约平台会对签约人身份信息进行权威的法律认证，一经通过就能用章、签字，合同即签即生效。

　　签约一完成，信息会自动回传给OA系统，快速完成合同归档存管，高效、又安全。

　　• 防伪打印输出

　　为了确保用印安全及合同有效性，泛微与电子签约平台集成，除了让每个电子章带有专属印记方便识别以外，还能为合同设置防伪页码，防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页，确保电子文件与纸质文件一致。

　　【小结】：从内部用印到外部签约全面打通流程，所有的合同都可以通过系统以电子化的方式签署，在全程防伪的环境下，全面实现合同无纸化签订。

　　二、多重风险防护，确保合同安全

　　为了确保电子化管理环境中的合同安全，泛微OA系统除了可以帮助组织全程记录操作实现监控、复审以外，还能从合同办理程序、合同内容、相对方到签署有效性等方面全面护航。

　　为组织提供智能风险筛查、身份认证服务。

　　1、全方位风险筛查，智能预警

　　为了最大可能降低合同风险，减少流程管理中的人工审核误差，泛微合同风险管理模块可以帮组织提前设定风险标准，智能核准筛查，提高审核效率。

　　2、签约方身份认证，确保合同即签即有效

　　无论签约方是个人还是企业，在签约前都会通过CA认证中心进行严格的身份认证，核查法律有效性，确保合同安全。

　　【小结】：从流程执行细节、智能化工具到法律有效性，全面确保合同安全性，降低企业管理风险。

　　三、手机设备灵活用，管理合同随时随地

　　手机设备的接入让企业在移动合同管理中实现随时随地的管理体验，一条合同从起草、审核到盖章用手机几分钟就能完成。

　　无论是出差还是谈判，随时有需要都能用手机应用查合同信息，提高信息使用价值。

　　泛微全程电子化合同管理价值

　　真正无纸化管理：将纸质合同从组织内部逐渐去除，减少丢失风险，提高信息管理效率。

　　符合组织需求的创新管理：电子合同的普及会推动企业合同向无纸化发展，全程电子化的管理更符合组织未来管理需求。