使用泛微eteams办公云平台来协同办公,管理文档!我们一般是这样做来管理文档减少人为失误的!
一、有序录入
首先,我们确定管理思路是:分门别类!所谓“分门”就是在「知识文档」中分“部门”归档所有需要文件。例如:建立《市场运营部》、《销售服务部》、《客户售后部》等部门文件夹,将需要自己部门需要资料“分门收录”,并灵活设置是否可见、是否可新建、是否可下载等等不同权限。
所谓“别类”就是在「知识文档」中按照文档使用功效、文档性质、文档内容等等因素分类创建文件夹,“别类收录”。例如:建立《客户需求及反馈》、《标准化工具》、《公司规章与重要通知》等等存放公司所有部门可以利用的资料,并灵活设置权限。
另外,所有文档都可以通过“操作日志”查看操作情况,如果最终确认版意外出现问题,可以通过“操作日志”找到问题所在,明确权责,避免不必要的扯皮!
二、版本管理
其次,还要做好每个文档的版本管理!哪个宣传资料没有经过千锤百炼,历史版本辣么多,你不能指望同事还是领导像你一样知道的清楚,稍不留意,同事可能就发出了有bug的宣传图片!
我们是将需要制作的图片在相关项目中建立任务,分版本上传,例如:设计在「2017年双十一活动」项目中建立「11.08预热宣传图片」任务,然后上传制作好的图片,将所有参与同事例如:策划、文案等同事设置为参与人。
上级和同事看到图片后发现问题在「评价」中沟通,设计就可以根据沟通结果上传不同版本。常见文科点的传初版、成型板、最终版、最最最终版、真的是最终版;理科点的v1.0版、v2.0版、v3.0版、v4.0版.......vn.0版
另外,不同的版本肯定有许多原材料,每次上传版本时可以同时上传原材料;这样每个阶段的讨论过程到成型稿件,及所有相关资料就自动汇总在一起!
三、查找方便
再次,文档查找要准确且便利!不管是同事还是领导,每天也有很多任务,尤其是大型活动时,让同事和领导去找,不仅仅是麻烦还很容易使用错误版本!所以我们要做的是,将最终版交接给同事或者领导,并通过权限设置杜绝历史版本流出的可能。
例如:设计完成「11.08预热宣传图片」任务并确认好后,直接将图片上传到新媒体运营的「双十一全渠道推广」任务中;新媒体运营只能看到最终确认版,没有权限查看设计任务,避免历史版本流出。同时,所有需要资料汇总在自己的任务中,不用跨部门沟通一个或者几个设计,沟通索要宣传资料。打开自己的任务,按照自己的宣传计划可以直接使用最终版本。
另外,除了上诉在活动运营中的查找使用,在日常工作中,当我们需要查找历史文档时,由于泛微eteams会自动记录沉淀所有文档,所以,我们可以:
通过“全文检索”搜索权限内所有相关文档;
通过导航列表精准搜索需要文档;
通过任务、客户、项目等直接查看相关联的所有文档
这样,不但解决了公司文件比较分散,不好统一管理;历史版本和讨论过程难保留等文档管理问题,方便资料查找之外,还在一定程度上保证了对外宣传物料的准确性。同时,因为文档在项目中也起到规范行为、沟通信息、记录活动、传达意图等作用。因此,不仅仅是运营部的小伙伴,需要做文档管理的项目负责人也可以参考看看。
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