深圳oa软件系统

　　采知连数字化知识文档管理的产品定位是“对不同来源的知识文档进行自动采集、合规管理、全面分享、多维创新，让组织的知识源于工作、服务于工作”。采知连产品主要应对客户的需求类型分为三大类：

　　文档管理需求：围绕海量文档的分类存储、共享、协作、查询搜索。

　　文控管理需求：围绕体系文件的全生命周期，及文件安全、权限、版本、状态、统计。

　　知识管理需求：围绕知识的收集、加工提炼、分享互动、体系运营、智能创新。

　　采知连技术团队基于众多文控型项目的需求，按照ISO质量体系管理业务逻辑，封装了独立的文控预制包，现已有成熟的文控产品demo可供售前演示。

　　一、文控系统功能框架

　　文控系统以流程为基础控制文件全生命周期的使用，主要包含：

　　文控策略：支持自定义文件分类、文件模版、水印样式、版本规则、编号规则等;

　　文控流程：预制文件从预审、新增直至退役回收的全周期共13类流程，包含对外来文件、关联文件的流程管理，对文件状态、版本、属性等结合流程审批自动化控制。

　　文件清单：预制预审、生效、作废、回收、借阅等常用10余种清单，满足文控审计需要。

　　文件使用：通过组合查询、全文检索、报表统计等满足体系文件使用需求。

　　二、文控预制包主要功能亮点

　　本次采知连推出的文控系统能满足体系文件全生命周期管控的基本需求，以下对亮点功能做个简要介绍，产品核心功能清单及产品功能介绍可查看附件。

　　文控工作台：预制文控人员及业务用户所需的主要元素，包含：快捷菜单、消息提醒、文件推送等。

　　文件模版管理：支持自定义文件模版，套用模版后，内容自动生成(包含：审批意见 文件名称 文件编号等);支持文档拼接(正文拼接封面、自动套模版中的页眉页脚)。

　　消息提醒功能：包含文件到期提醒、关联文件变更提醒、文件回收提醒、借阅归还提醒等。

　　关联文件管理：可结合流程表单中添加的关联文件明细构建文件关联关系，且关联文件的变更作废登流程可触发对主文件管理人员消息通知。

　　编号策略管理：独立编号规则库，可同时启用多种编号规则，编号流水支持数字流水和字母流水两类，流水位数可自定义。

　　版本规则管理：独立版本规则库，支持纯数字版本(适用大小版本管理)、纯字母版本(仅支持大版本升级，不支持小版本升级)、字母+数字版本(适用大小版本管理)

　　动态水印管理：自定义水印内容，可将文件密级、文件名称等信息作为水印信息添加到文件中，也可以将当前用户信息作为水印增加到文件中，保障文件安全。

　　外发权限控制：外发信息中需包含外发有效期、到期时间、外发对象及其权限(是否可编辑)，审批通过后会自动生成外发连接。

　　三、文控型项目售前及项目交付支持说明

　　文控系统核心功能已开发测试完毕，目前具备项目交付的条件。

　　项目支持：新签的“采知连-数字化文控项目”，可通过“Ecology功能及版本升级申请流程”申请，采知连技术团队负责负责协助进行预制包的部署及问题处理。

　　销售支持：跟进中的“采知连-数字化文控项目”，可协调就近区域的采知连专项销售人员进行协助，紧急特殊事项直接连接司韬。

　　四、文控系统下一步功能迭代计划

　　采知连文控系统会进行持续优化，以满足客户的多样化需求，也欢迎大家从客户需求或项目实施端提供产品建议。接下来采知连文控系统预计会在四个方面进一步迭代：

　　文件培训与考试功能：支持文件培训过程管理和试题管理，可在线查看课件进行学习和考试，学习过程及考核结果关联培训结果;

　　文件自动归档：与文书定打通，可从文件库中选择待归档文件，审批完成后自动进入档案库

　　基于业务场景需求细化文件之间的关联关系：构建文件层级关联关系(关联上级文件、关联同级文件、关联下级文件、关联同级文件的附件、关联外来文件)并基于不同关联关系实现业务应用的拓展

　　特殊文件管理场景拓展：临时变更文件管理、特殊作业文件管理、外来文件管理。