深圳oa软件系统

自从参与了泛微的相关项目实施，在每一个项目我们不断的总结，为什么有的客户购买了OA能够成功的投入使用，而且使用得很不错呢！而往往却还存在少部分客户对上线后得使用情况不满，没有达到公司的目标要求，反馈使用频率不高，在线率不高、处理不及时，还不如线下运作得好，这问题点就开始来了；　　

好了，听到这些反馈不好的用户也是我们最头疼的点，泛微这两个字的代表含义一直都刻在每一位工程师的心理——志达于泛，见著于微；我们的目标就是让所有的客户都能顺利的用上我们的OA系统，让我们的OA来提高企业的办公效率，提升企业的内部管理，节省纸质等费用的投入，第一时间的拿到领导要看到的决策数据。　　

现在我们大家都想知道的就是OA怎么才能够更顺利的投入应用呢，总结于以下几点1、我们项目目标一定要明确，2、OA推广的整体原则、3、项目过程严加的管理4、项目上线后使用规范，逐步的提升优化；　　

1. 如何明确项目目标　　

定位项目目标很关键，首先要清楚公司管理障碍在哪，从哪些角度可以提升公司办公效率的空间，每次与不同客户做交付方案沟通的时候，客户总提出片面的目标，如，我们要提高办公效率，要实现无纸化的办公等，笼统的思想在当前还是一直普遍的存在，在这里给大家几点建议，参考，看看别人怎样定位目标算是明确的；　　

1).实现公司在同一平台上统一发布新闻公告等信息发布与文化宣传；　　

2).节约纸张（不含需凭据备案的流程如费用报销流程），提高流程审批时效及环保　　

3).规范流程在同一平台上执行，实现工作协调透明，尤其是跨部门通过OA直接反应部门之间协作问题　　

4).便于查找人员经办事项，留下审计轨迹与线索比较全面、真实；　　

5).便于监督流程执行进度，进而更好开展未完成工作，提高工作效率。　　

6).实现在同一平台统一知识沉淀与分享应用；　　

7).实现移动办公，实现用户在同一平台上制定工作日程管理；　　

8).实现多系统的集成，统一平台的办公，但系统的登录，系统数据的查看及数据展示；　　

2. OA实施推广整体原则　　

(1).规划明确，分布实施：　　

根据公司的实际情况，所需应用OA系统的人员、部门比较多，在实施推广阶段需要先确定试点单位，待试点部门用户应用较为成功或熟练，再在其他部门用户进行逐步推广，最终达到整个公司所有员工均能通过OA系统处理日常事务和之间的沟通。　　

(2).循序渐进：　　

虽然OA系统也是日常所有人所需要的办公基础平台，但由于系统的应用功能涉及的面比较广，所以需要采用在应用功能范围方面，由少到多、有浅入深的原则逐步加深应用。　　

(3).知识原则：　　

由于公司的管理随着公司的业务发展也会有所变化，这样也就需要OA根据公司的要求进行相应的变动，在此情况下，我们需要自己有能力进行维护系统，也就需要逐步培养企业自己的系统管理、维护人员，当系统投入使用时，这些人员可以对系统进行维护和管理，并可以负责对最终用户进行培训。　　

(4).高层管理者的关注及参与：　　

实施阶段，在高层管理员的关注及参与之下，可以较为顺利的协调所需要的资源，且也可以符合公司整体管理方式的变动实现。　　

(5).目标范围明确：　　

在明确OA系统项目实施的范围以及所需要达到的目标的基础上，便于逐步分解各个阶段的工作任务以及相应的负责人。　　

(6).配套制度保证：　　

OA系统本身也是一套管理系统，也是为公司的管理提供相应的服务，所以基于此，需要制定相应的信息化运作制度，以便正式明确系统推广使用的规范性，并形成在公司的管理制度库中。　　

(7).项目成员稳定：　　

任何一个项目的运作，都需要人员的充分配合，那么在OA的实施阶段，也需要保证项目组成员的稳定性，尽可能避免因为人员的变动造成项目的工作安排调整，甚至影响整个项目的进度！　　

3.项目过程严加的管理　　

（1）．项目实施准备；　　

在准备的工作主要完成OA系统的运行环境服务器及其配置，这部分工作主要是由相关IT部门来准备，按照OA系统运行的基本配置要求确定服务器的到位，所需服务器的配置请参考泛微实施准备通知书中的《系统环境准备》。　　

（2）．组建最佳的项目实施小组；　　

项目实施小组的成员主要包括的有：

项目　　

对项目提供方向性指导，当项目需要企业大范围员工配合或许需要大规模调动部分资源时，需要经过该小组的书面确认。

项目经理　　

负责资源的管理与调配，项目方案的制订，选择和组成项目组，项目及任务的估计，任务分配，项目的跟踪、整体管理与实施，协调资源以及各项目小组之间的工作，项目情况的交流，召开定期以及阶段性项目工作会议。

系统管理员　　

尽快熟悉系统功能、掌握实施方法、需求分析、系统初始化与设置、系统技术支持与培训。

实施小组：关键部门用户　　

建议在每个关键部门中安排部门经理以及在IT方面有所特长的人员进行配合，部门经理主要是参照系统功能提供需求、规范管理制度，部门配合人员主要是为部门内部其他员工进行操作培训。　　

（3）．项目启动会议交流；　　

在项目实施前期的准备工作完成之后，为了表示项目的正式及规范性，需要在正式启动项目时再与所有项目成员进行启动会议的交流，主要是明确各自在后面的实施阶段所需要配合的工作，以及具体的任务解释，包括需求的整理、培训的安排等。　　

（4）.需求分析确定阶段　　

(1).阶段任务　　

1）．需求资料收集；　　

2）．需求讨论；　　

3）．实施方案整理及确定；　　

（5）．需求讨论；　　

项目经理根据收集上来的需求资料进行了解和熟悉，针对需求中不明确的地方或不明白之处，有针对性的提问，以便可以顺利整理出所需要的实施方案。这部分工作的安排视情况灵活安排，需要安排之时也需要各个部门经理及部门配合人员配合讨论。　　

（6）．实施方案整理及确定；　　

项目经理根据双方讨论出来的需求结果，分别整理出人力资源管理模块、流程管理模块、知识管理模块、客户管理模块、项目管理模块、财务管理模块、资产管理模块的实施方案，重点是流程和知识管理两块的实施方案。另外由于OA系统在公司的应用很多都会涉及到多个部门的协作，所以在整理实施方案的时候，需要站在整个公司的协作运作来考虑。　　

所以整理出来的实施方案，需要各部门经理和公司高层领导能进行一次确认工作！　　

（7）．系统管理员维护培训；　　

在整个项目的实施工作中，由于OA系统是一种可以灵活运用在公司的办公平台，那么相应随着公司的管理方式的变更，OA的维护也需要本公司人员有能力来维护。　　这部分工作一定需要安排负责维护的系统管理员在经过培训之后，能熟练并掌握进行OA系统的所有维护工作。　　

（7）.系统搭建调试阶段　　

(1).阶段任务　　

1．测试系统搭建(按照实施方案)；　　

2．系统测试；　　

3．用户使用培训；　　

4．项目组成员系统试用；　　

(2).所需配合内容　　

1．测试系统搭建；　　

根据整理并经过确认的实施方案，搭建测试系统，同时为了使系统管理员在结合公司的实际应用层面和能更进一步的熟练系统维护。　　这部分工作也一定需要系统管理员直接参与到测试系统的搭建工作中。　　

2．系统测试；　　

这部分工作需要项目经理和系统管理员在实施方案的参考之下，对搭建的系统进行测试，对其中设置不正确之处提出相应的建议！　　

3．用户使用培训；　　

一套系统的上线最终离不开用户的正式使用，那么在上线之前需要对项目组成员，主要也包括项目经理、系统管理员、各部门经理和配合人员、其他使用用户进行重点使用培训，其中系统管理员需要重点培训，以便后期可以为其他部门用户的使用提供及时的解答和支持。　　

4．项目组成员系统试用；　　

为了正式系统的上线，对于测试系统中有不符合自己实际的需求还可以进行一次调整工作，这样就需要各部门经理和配合人员进行初期的系统试用，一是尽快的熟练系统，二是能提供相关的调整反馈意见。　　

5.系统正式上线阶段　　

1）、收集相关部门反馈意见，系统调整形成正式系统，系统使用相关制度制定、相关手册发放；　　

2)、系统使用相关制度制定、相关手册发放；　　

目经理根据最终用户的应用，分别编写相应的系统上线制度和手册发放到每位系统使用用户手头上，以便用户能按照相关文件开始正式使用。上线使用规范请见文档后面一部分，手册包括系统维护手册、系统使用手册。　　

4．系统正式上线；　　

项目经理在与公司高层领导沟通确定之前完成的工作基础之上，由项目经理拟定OA系统正式上线通知，通知公司相关使用人员系统的正式上线。　　

6.项目验收阶段　　

1、在双方整个前面的实施工作充分完成的基础上，整套OA系统终于可以在公司正式上线，在此实施方根据项目的计划书和实际的实施工作内容编写项目验收报告，并由项目经理确认项目的实施验收工作。　　

2、系统验收后期维护和深度应用；　　

为了OA系统在公司能得到深度的应用，以及由于公司的管理变更，需要系统管理员根据管理变更内容及时调整系统的设置，并制定系统深度应用计划安排，如包括公司各岗位的知识地图、业务知识地图、细化的公司管理流程等等。并对用户在使用系统的过程中，遇到不熟悉的地方给予及时的解答和支持。　　

另外，为了调动公司使用人员对OA系统的充分利用，可以借助公司的一些相关激励制度，定期记录和发布系统使用情况，如：

l 记录下登陆日志;

l 记录下文档的查看日志;

l 记录下流程的日志;

l 记录下在系统中操作的其他日志;

l 发布文档贡献量;最有价值的文档知识;

l 发布客户贡献量;

l 发布项目贡献量;

l 发布流程贡献量;

l 发布系统访问的次数等等;　　

四、OA系统使用规范　　

1.整体规范要求　　

由于OA系统是作为所有员工日常工作的平台，所以要求所有部门的所有人员经常使用，并把相关的信息及时、准确的在系统上反映，才能达到上一套OA系统的目的。　　

在本使用规范的撰写过程中，遵循了如下原则：　　

1.以科学的、全面的、长远的眼光来建设OA系统运行制度。　　

2.结合本公司的实际情况，考虑制度的可行性和连续性。　　

2.流程管理模块使用规范　　

1、目标：工作流程可以规范公司的运作，并可以提高工作效率和保留所有工作的痕迹，并且能对所有流程进行统计分析，了解整个公司的运作情况。形成符合我们自身工作现状的工作流程，实现所有的工作网络电子化。　　

2、系统管理员应该为运转的每一个流程加上流程帮助文档，这样方便用户了解到相关流程的运转方式和每一个流程在提交的时候需要注意什么实现；　　

3、系统管理员必须对每一个流程进行测试，保证每一个流程是流转正确的后才推给相关的部门和人员使用；　　

4、公司内部的沟通，最好通过流程而不是emaii；方便系统的推广和对事件的查询；　　

5、用户在填写流程的时候，尽量能填写的比较详尽，方便下一个节点的阅读和理解；　　

6、注意对系统中相关的文档、相关客户、相关流程、相关项目、相关产品等信息都进行关联；　　

7、及时处理待办事宜，这样方便流程处理的及时性；　　

8、及时跟踪自己发出去的流程，督促其他人员及时完成自己发出的流程；　　

9、发出的流程能够把标题填写清楚，方便以后的查询；　　

10、及时查看默认流程，很多会议、项目和客户的提醒流程都在默认流程中；　　

11、相关人员应该把流程的执行过程作为知识共享公司其他员工；