“证照”是企业身份的重要法律依据,确保存管安全、提高使用效率是各大企业实现协同办公的重要需求之,因此,对证照的管理也显得尤为重要。企业单位在证照管理方面通常会面临以下难题:
企业管理烦恼:证照资质材料要年检、借阅,交给谁管才合适?使用全靠口头、填单,时间长了到底还没还都不知道,并且容易损坏、丢失。
员工借阅不便:销售投标、各类业务审核常常需要用到企业证照、资质材料,却因为信息封闭,导致员工根本不知企业有什么证?找谁借阅?
面对上述问题,用OA实现存、查、用一体化的智能管理已经成为一种选择。
企业需求分析:各类资质证件的使用混乱,用过的忘记还、要用的没处借、到期了不知道换,使用不按规章,管理始终没法规范。
泛微解决方案
借助建模引擎,为证照管理业务制定标准业务体系,证照信息统一录入系统,形成电子信息看板,流程化的借用、归还方式,实时监控各类证照状态,合理用、及时还,优化使用。
(证照管理看板)
亮点功能:
使用(借、还)监控:整个企业的证照使用必须通过固定流程提交借用、归还申请,哪位员工、在什么时候、出于什么原因借用的证照,是否按时归还了,都有记录,追踪查询方便。
(形成借还记录)
外借物流监控: 在大型企业中证照常常会有跨企业、跨区域使用情况,为了确保整个过程透明化,泛微的OA系统还可以和快递平台集成,随时监控物流进度。
(物流跟踪)
资质到期提醒:对所有证照进行精准时间监控,即将到期、已经超期的随时预警提醒办理,防止信息过期耽误使用。
(到期提醒)
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