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对协同管理平台软件(OA)认识的12个误区

来源:泛微华南发布日期2019-03-14 16:26浏览:

通过协同管理平台软件(OA)系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多组织单位在选择OA系统的过程中容易陷人各种各样的误区,这里我列举了十二个具有代表性的误区,供广大用户借鉴。


误区一:认为OA就是传统的公文管理和综合办公工具

的确,OA的起源就是在中国,即是从政府单位的任命通知等类型的文件下发开始,具有中国的一些持色。但就此认为协同管理平台软件(OA)就是公文管理,即只为传统的政府办公自动化,或者认为只是基本的内部论坛、消息沟通、会议管理,车辆管理,内部邮件收发等这个看法是不准确的。

首先对于一些企业机构来看,政府的这套公文管理其实很多都已经不适用了,他们最关注的还是如何理顺内部的运营管理流程、如何沉淀运营过程中的经验知识、如何快速的跨区域的便捷沟通,所以协同管理平台软件(OA)对于企业机构来说是能够偏向于有力支撑业务发展的平台。

其实对于目前也在不断发展的政府或事业单位,也需要与民众进行快速的事务处理和沟通,在这种情况下OA一方面需要简化内部的审批流程,另外一方面需要与对外的电子政务窗口互通。


误区二:认为OA无所不能

部分组织或人员认为协同管理平台软件(OA)无所不能,甚至能包含制造业中的ERP生产管理或财务管理或进销存的管理,这种看法是非常有片面性的。

协同管理平台软件(OA)涉及的使用群体在一套组织内是最广的,基本上所有人员都需要使用,充分地与ERP等类型的业务管理系统进行对接,解决不同信息化系统之间的信息壁垒。从目前对协同管理平台软件(OA)的认知来看,最起码需要刨除掉已经发展成熟的财务管理软件、生产制作计划管理软件、进销存管理软件等三大类,对于其他以人员为中心的过程管控的模式,就需要与OA有密切的应用关系。


误区三:自己开发

自己开发OA更能够满足自身需求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上呢?

首先,OA系统已经涉及越来越多的科学技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体,数据库等等,是一个综合工程,一个或者几个通程序员已经很难做好。

其次,组织内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,不能够真正实现提升管理水平的目的。

再次,频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用,并会延长融合期。

最后,开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力,而且不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失。

因此除了个别特大型组织和敏感性单位,建议普通组织不需要自己开发。


误区四:功能越全越好

只要你肯付钱,软件的功能是可以无限扩充的,但这是你必需的吗?

首先,容易造成功能闲置,系统空洞;

其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦;

再次,功能多一点,价格多一片,一次性投入太大;

最后,服务成本直线上升,隐性风险增大,甚至会半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易扩展的系统。

其实,就OA的功能来说,无论是知名名牌公司还是不知名的小公司,60%的内容都是相同的,只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%,价格至少会增加100%~300%,决策人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

需要注意的是,为满足中小企业客户“小而全”的特点,有的OA集成了人事、客户,财务等功能模块,这些模块往往是“看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简单的记录和备份工作。


误区五:价格越贵越好

选择的OA系统越贵,可能发生的问题就越少?

首先,判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格,而是看它是否适合自己。

其次,价格越高,投人越大,负担越重,风险越高。

再次,选择价格昂贵的名牌产品,其实是在替厂家支付广告费。

最后,产品可能没有产品化,开发商还是按照项目在做,没有成本优势。


误区六:价格越低越好

价格低固然是好事,但是不能太离谱。

质量问题。这种价格极低的OA多是小公司或个人开发的,还有可能是个人离职后从原来的企业里带出来的,产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障。

隐性成本。有的软件看起来便宜,但是有用户数限制,比如某OA软件报价5800元,但是只支持20个初始用户,另外每增加10个人需付2000元,这样50个人的单位就得11800元,还有比这个更高的用户费呢。

服务问题,这种软件一般无法提供可靠的服务,即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的,软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞。

过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务,是对客户的不负责任。

还有很多原因导致产品低于正常销售价格,比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户等,这就要求用户不能贪图便宜,最终损害了自己的利益。


误区七:系统越透明开放、越自由越好

网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由吗?

开放必须是相对的,如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。

为解决开放和保密的矛盾,好的OA系统都可以让用户很方便地进行权限设置,这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全,管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限,只有具有相应权限的人才能够看到这些资料,其他人则看不到。


误区八:系统应该完全符合组织的办公模式

如果要找到一个完全符合组织办公模式的系统,那么这样的系统价值在哪里?

首先,软件必须能体现它自身的思想和特点,因为这是软件的所在价值。

其次,OA系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了崭新的办公方式。

再次,OA的公开、公正、透明有可能会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理。

因为OA系统是对旧模式的改造,所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,这就要求单位能够积极创新,勇于变革,从观念和行动上除旧纳新。

所以应该选择那些具有先进的管理思想,能够产生推动作用的OA产品,而不是一味地追求符合自己使用习惯的,也要主动地去适应软件,因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅地工作,优秀OA系统均可以让用户自定义工作流程,化解件模式化与组织个性化之间的冲突。


误区九:大厂商开发的一定好

大厂商开发的不一定好,即使好又真的适合你吗?

首先,术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好OA,因为它们是不同的概念。

其次,大企业开发的OA系统价格惊人,往往是普通OA的数倍甚至数十倍。

再次,OA系统的开发技术和理念日渐成熟,很多公司都开发出了优秀的0A软件。

最后,大企业开发的OA系统更适合大企业来用,因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色,包括结构、功能、流程、维护方式等。相反,规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用,因为他们对中小企业的理解更直接,更深刻。


误区十:选一套OA软件来彻底改善管理

组织管理混乱,能通过一个软件来解决问题吗?

首先,管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助OA系统使流程得到有效的执行。

其次,OA是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如激励、分析、决策等都需要人来完成。

再次,OA的作用是提高整个组织的办公效率和质量,将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

所以,过低或过高地看待OA的作用都是不正确的,只有提高整个组织的人员素质,特别是领导者素质,才能彻底提高管理水平。OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。


误区十一:一步到位、一劳永逸

一步到位就能一劳永逸吗?

首先,组织发展不会一步到位,人员、规模、制度、思维、文化等都在不的调整、改进。

其次,产品发展不会一步到位,应用技术、功能模块、管理理念日新月异,必须时刻更新。

再次,社会发展不会一步到位,社会进步突飞猛进,要么创新,要么淘汰。

任何软件都是满足当前乃至未来一段时同的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改进,才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候,应该选择那些易于扩充升级的。


误区十二:好的OA系统并不需要什么服务

服务既费钱又麻烦,找个完善的OA来省却诸多烦心事?

首先,买软件只是第一步,真正的工作在于应用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的。

其次,OA系统发展迅速,拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会。

再次,单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

从长远看,软件商的服务更专业,风险和成本更低。


总之,选择OA有五大标准,那就是理念先进、功能适用、使用方便、服务到位、价格合理。其中最重要的一点就是“适用”,买软件之前一定先问问自己:我为什么要用OA?我用OA主要解决哪方面的问题?我准备用这套OA解决几年内的问题?我主要用OA的哪些功能?哪些人、多少人要用OA?我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告,而不是凭模糊的感觉来判断,这样你就可以将主动权掌握在自己手里,而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。


【本文标签】:协同管理平台软件 OA系统 协同OA
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