深圳oa软件系统

问题总是很多

“每天在用流程，也不知道用得怎么样!”

“又到年底了，领导让我汇报OA，我脑袋一片空白!”

“想要优化流程，从哪里开始下手呢？”

一条流程的情况有偶然性，如果从一段时间的流程数据的合集中观察，流程的设计以及流程的执行问题会显现在流程数据中。我们深入分析这些数据指标，进而为流程优化，排除流程阻力提供数据依据。

泛微客户中不乏流程分析的先行者，东莞光大集团每月都会分析流程数据并发布运行报告。

2019年我们开始探索新的主动拜访模式，逐渐总结了一些流程分析指标，下面我会介绍下这些指标，介绍之前先说明下这些指标的数据如何获取：

有了数据之后，我们就可以开始分析了 ，但本文中只简要的介绍各指标，不谈具体分析细节，有意向请详询泛微客服要葵花宝典。

流程指标一：平均归档率。

平均归档率  =  归档数/（总计-草稿）（数据来源于《流程类型统计表》）

归档率有什么意义呢？ 

归档率越高—>在途流程越少->审批速度越快->效率越高；

归档率越低—>在途流程越多—>审批速度越慢—>效率越低

下图是我们取泛微华南大区部门客户的归档率数据做的统计，各位客官请对号入座。

• 流程归档率在98%以上，流程平均一周内即可归档。

• 96%~98%，平均两周内归档流程。

• 92%~96%，平均一个月内归档流程。

• 85%·92%平均2个月内归档流程。

• 85%以下的归档率，预计一条流程走完要2个月以上了。  

流程指标二：单条流程归档率。

计算公式同指标一，但需将《流程类型统计表》导出Excel，计算出每条流程的归档率。

有些公司的流程有几百条，那就先从发起量高的流程且企业核心业务密切相关的流程看起，如果这其中有归档率相对低的流程，就用尝试如下两个方法进一步查看各节点耗时。

1、《流程流转时间分析表》

看各节点耗时

2、流程监控中搜索抽查

当然最重要的是与业务沟通，确认在流程的执行过程中，上下游或各环节是否衔接顺畅。

流程指标三：平均节点耗时。

刚刚提到归档率，长流程表示不服气，虽然我归档率低，那是我节点太多了。为了公平起见，那还是看节点耗时吧。

平均节点耗时=操作日期-接收日期（数据来源于《流程审批记录》）

这就厉害了，我们不仅得出了每条流程的平均节点耗时，每个节点的平均审批耗时都可以得出。

如果再加工成一个折线图，办公效率有木有提高，那还用说么，胜过千言万语。

补充：除了以时间为维度，还可以以组织架构为维度，或者分析单条核心流程不同时期的审批效率。

流程指标四：流程退回率

退回率=退回次数/（总计-草稿）（数据来源于《流程类型统计表》和《流程退回记录》）

退回率有什么含义呢？我用如下脑图简单说明：

退回率是应该高还是低，不同的流程，业务场景不同，没有统一的标准。

如果某条流程退回率相对较高，可以尝试从流程退回意见中，找到流程优化的依据。比如用户总是填写错误，那流程上可以添加醒目提示，或者加强用户培训。

结论

结尾了，可能需要高八度了，还是引用下，光大在老客户交流会中提到的一句话：与其引导老板重视流程管理，不如主动探求，老板已经觉得有紧迫感的事情，并以流程为工具帮助老板分忧。