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OA的核心价值恰恰是提高办公效率,泛微OA缔造“快流程”的七种武器

来源:泛微华南发布日期2020-07-13 08:41浏览:

上篇《流程案例:天下武功,唯快不破(上篇: 快!快!快!)》中,我们谈到了让流程更快的四种战术思想。循着这几个思路,用些手法,你的【流程归档率】基本可以提高到90~95%。虽然仅仅不到3%的客户可以在一周内跑完绝大部分流程,但这个指标对你并非遥不可及。
 
如果你还想挑战下自己?要一周或者更快跑完流程?那你肯定要有些神兵利器。下面咱们讨论一下缔造快流程的七种武器吧。



1
制度化

目前我们所有【流程归档率】>=98%的客户,都有一个严格执行的超时处罚制度。没有实际执行的奖罚,制度就成了一纸空文。

还有更狠的,你看到了?你看到了!


很多客户一谈到罚款,就避而远之,觉得不可行,因为怕得罪人。但实际情况是:这些把屠刀举得高高的“流程效率超98%”客户,多年罚款累计下来还真没哪个超过5万。这是一个很有意思的心理现象。

2
精细化

精确化定义单个流程节点的处理时限。不是笼统地定义成所有节点8工作小时/24自然小时,而是基于流程允许的耗时分配每个节点耗时,精确定义每个节点的处理时限。然后,还要给予流程处理人正确的提示。

e-cology提供了多种节点超时提醒方案,包括应用内、邮件、短信等等,这些提醒方案考虑的主要是员工不频繁登录OA的场景,所以在企业将【流程归档率】从<=90%提高到95%时有用。但要提高到98%以上,所有员工就必须做到每天多次处理流程;至少保证上午、下午各处理一次;部分高频节点的处理人可能必须实时在线,即刻处理。

这就需要系统来营造一种紧迫感,流程派发给你后,时刻提示你:再不处理,你就要超时了。下面这家公司的做法就是,在门户中显示流程栏目时,把【节点实际耗时】、预设的【节点处理耗时】与流程标题拼接到一起;超时流程在待办中显示红色;超时流程单独一个页签显示。


3
工具化

如果精力全放在处理数据上,就不是在管理,而是在统计了。统计过程拖“慢”了节奏,那又如何能“快”?所以,把流程效率的分析工具化,也是“快”的一部分。
 
下面这家客户是非常上心的,他们自行开发的这个流程效率分析工具。

既有全局分析:


又能钻透到部门:


甚至个人:


4
稽查

偶尔为之,心血来潮的稽查,肯定没用,必须是周期性,持续不断地——稽查!

这个更细,每周一次,到个人,关键结果还纳入KPI考核:


稽查,难点是不能间断,否则一旦延迟症卷土从来,第二次可就没那么好治了。

5
高频例会

把流程效率检视列入例会,作为固定议程,周周讲,月月讲。

很多公司会有经营月例会、业务周例会,或诸如此类的,定期举行的高频率中高层会议。在这些会议上,把回顾流程效率稽查报告或者分析报表作为一个固定议题,在高层领导/主管领导参与的情况下,全员问责。“(三)工具”中示例的这家公司,每周一的总经理办公会议上,打开【OA绩效管理系统】是其中一项固定议程。因为检视流程效率工作例行化,分析可视化,所以稽查被例会取代了,效果更好。

上面五种都是流程管理者力压流程执行者,有那么点威逼的味道。而后面这两种,更多是谋求一种合作,双方共同把流程跑得更好。你说是利诱,随你。

6
异议流程

流程跑得快,一纸令下是不够的,还是依赖持续地精确地优化。关键流程的表单中嵌入【提出异议】,任何人在处理流程时发现问题,不用抱怨,一键提交。



异议处理也是一条流程,还带积分奖惩。你可以提出合理异议,争取加分;或者举报流程填报或处理有失误,扣他的分。


实时查询我的积分。


然后积分就这么玩。

异议处理流程针对实际运行的流程,不泛泛而议,精准地对症下药后,半年的成效已是斐然。


7
信任

(我怎么有种从金庸写成古龙,从《笑傲江湖》写成《七种武器》的感觉......)

如果你的流程很少被退回,你就会获得很好的流程信用,你的信用高,审批人就会尽快让你通过,反之亦然。

这个好长,我还在整理,独立成篇吧,咱们下回分解......


【本文标签】:泛微工作流程 OA核心价值 提高办公效率 泛微OA成功客户 流程效率
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