深圳oa软件系统

说到OA管理系统，很多人并不陌生，在用OA系统的企业基本上从上到下的员工都能接触到，平时工作中遇到的问题都能在OA系统中得到解决。为了加深对OA管理系统的理解，我们分别从一个组织的高层到中层再到执行层员工以及支撑信息化建设人员四大角度来看看他们各有哪些需求，并针对这些用户的角色来了解启用协同OA管理系统企图能解决工作中可能会存在的问题。

一、管理层角色

由于一个组织内管理层所担当的责任重要，包括对主要业务工作的决策分析、在组织发展中的运作、组织各方面特别是人员方面的效能、下属各组织的运作掌控等方面。所以针对这方面的工作和要求，作为信息化系统就必须分别支撑到位。

1.决策分析：如何快速了解各业务板块的数据分析提高决策的依据反应力？

管理一家企业或组织不能仅凭感觉来做，往往需要建立在充分的理性数据的分析上，这是作为管理层最为普遍的共识。但如何能及时获取到这方面的数据呢，以往可能要么需要每次单独让各个部门集中在某个时刻统计出来，或者已经建立对应的信息化系统但又要分别到不同的软件中去统计获取。

目前比较流行的管理名词“管理驾驶舱”，其实也就是为了解决这个问题，即通过像汽车/飞机的仪表盘，随时显示我们关键业务的数据指标以及执行情况，以图表的方式直观地显示各项指标，并支持“钻取式查询”，实现对指标的逐层细化、深化分析。

2.组织发展：如何人实现可复制、高速且稳健的扩张和管理运作？

对于很多组织都是在成长过程中规模由小到大、竞争能力由弱到强、经营管理制度和组织结构由低级到高级的动态发展过程。在这个过程中组织要考虑让新的一部分组织快速成长并尽快进入正常运营轨道，最有效的一种办法就是原有积累的管理模式的复制。

3.组织效能：如何快速提升跨机构、跨部门、跨人员的工作效能？

作为管理者希望能够从整体上提升各方面的工作效能，需要做到目标明确、组织有效、统一指挥、责权对等、分工合理、协作精准、信息畅通、沟通有效，同时能从整体给予很多实质性的经验参考帮助快速有效地解决问题。

4.内部支撑：如何实现可透视和规范的管理并提升执行力？

管理者希望整个组织能够在各个事情上有条不紊地规范地执行，并在适当的时机进行改善优化。同时还需要观察甚至透视下属组织单位的日常运营情况，每段时间目标的推进情况如何、是否都是在正常轨道上、所负责的领域是否都很正常和有序。

5.部门互通：如何打破部门之间的工作知识障碍并顺畅衔接？

作为统一的一个组织，最为关键的就是把不同部门之间的信息形成对口标准，即上游的部门需要传递哪些信息给下游。对于这方面除了定期修改对口标准之外，还可以通过比较开放的信息共享、有效知识的传递，让更多非本部门的人员及时获知相关的信息。

6.文化传播：如何保障组织内文化能全范围地传承和执行？

组织需要一种方法或一种工具既保障把既定的企业文化传承下去，同时又能及时把与此相关的要求和文化结合到日常的工作中来。

7.组织智商：如何形成“可盘点”的知识资产，做到能积累、不流失？

对于不断发展或变化的组织来看，其实内部的知识经验也不断地发展积累起来并能形成一套整体并囊括组织内各类型的知识体系，能够如同管理实物资产的方式来管内部知识。

8.组织创新：如何建立和保持组织内的创新意识、共同成长发展？

创新的内容未必会符合本组织的发展和要求，以及可能创新的内容其实已经在组织内存在了。所以我们既需要所有人员有创新意识，又让这些创新得以充分发挥，这样才能使组织成长发展。

9.组织记忆：如何提高组织内外的工作记忆力？

一个组织总会存在祖国的事情没有很好记录下来，甚至会忘记、互相扯皮的情况，所以我们需要在组织内把日常工作运营情况完好且有规律地记录下来，并转化成对工作有指导和参考帮助的知识经验。

二、部门领导角色

从部门的领导和管理者的角色来分析，由于不同的部门职责和工作内容的不同，本身关注的针对性信息也是各有不同的，但对于一个部门的经营和管理，很多需求具有一定的共性，我们主要从这些共性来分析。

部门经营：如何通过部门内有效积极信息提高本部门对外的影响力？

作为部门领导要拟定周期性的经营发展目标和执行计划，并在日常的执行过程当中收集并发布部门内相关有效的。积极性地信息于组织内，让其它部门能快速感知和了解到本部门的发展，从而适当地建立一定的影响力。

制度落地：如何制定出的部门规章制度能有效执行？

我们要把整个组织的管理制度落实，核心的还是要通过各个部门去落实去执行。同时不同的部门又有各自针对性的管理制度，因为职责和工作内容的本质差别，也就需要不同的制度或机制去运行，但对于部门领导者重点还是关注的是这些制度机制怎么样才可以更好的执行下来，并根据执行的情况能够很好地优化完善。

简单运营：如何把复杂的制度简单化，从而提高效率和执行力？

我们需要把特别复杂的制度简单化执行，要达到简单化运营，除一些精神或意识上依赖于人员的素质之外，我们还可以通过信息化、电子化的方式及时告知相关的提示信息或要求，到最后只需要领导进行日常的人文关怀就可以让员工正常的工作则为最好。

消除障碍：如何保证上下游衔接部门及岗位之间能更有效的互通？

当我们能够提前准备一些相关信息，一些事项可以部门内消化掉，在进行沟通时其有效性就会提高很多。

人才建设：如何“可持续”提升部门或团队的产能，实现“双高”（高能力+高激情）

同样在一个部门内只有充分提升每位员工的效能，才能很好的执行部门工作目标，同时对于一些有经验的员工，还需要持续的让其不断发展和贡献，包括本身的能力和工作意识激情。

快速入岗：如何帮助部门新员工快速找到入门的感觉、避免耗时摸索？

对于新进员工，我们需要让他能够在短时间进入到实际工作的感觉当中，不至于每天在培训每天在摸索，这样既耽误培训人员的时间又造成时间浪费。

知识共享：如何实现知识共享和经验交流，降低重复劳动带来的运营成本？

对于部门领导会考虑让重复性的劳动减少，让工作更加智能化，同时又能提高劳动效率和质量，这样最终也能降低运营成本。

知识沉淀：如何避免知识经验的流失及没有很好的积累经验教训？

有些经验或者教训需要在日常的工作中积累下来，但是又不可能定期去总结和分析，只能在具体事项中积累沉淀，只有这样才能真正保障这些知识的保存以及后续的利用。

事务督查：如何能实时、及时地掌握管辖范围内有效工作的推进？

作为一部门领导，实时掌握管辖范围内工作的推进，一是可以让工作更好地执行，同时又可以避免突发事件发生时出现难以协调的情况。

三、一般员工角色

一套协同管理平台软件不仅是给管理层和部门使用，实际上系统中的数据或信息来源点还是在我们执行层的员工上，所以其中一个重点就是要执行层员工能充分利用起来，但这些人群使用OA吃了能给高层领导提供数据之外，本身在日常工作当中又有哪些需求呢。

制度理解：如何能更快速、更准确地熟知内部各类管理规章制度？

做到这点最简单的方法就是要把复杂的管理制度简单化、简单的事情标准化、标准的事情流程图形化及表格化，这也是很多人员最容易接受和理解的方式。

技能提升：如何快速上手和成长、提升个人能力，以保持可持续的职业发展？

作为基层员工，他们期望在一个团队里除了接触和学习到自己所负责的工作领域，同时还希望能对其他特别是相关联的事情和知识能有所了解甚至掌握。

办事效率：如何高效获取信息和资源及处理办公事务？

作为员工来看，他们也希望能够在平常工作当中就能了解到整个公司包括其他部门、或其他岗位人员的一些信息或知识经验，这样在处理具体办公事务的时候，就能够快速拿到并有效使用。

工作激情：如何找到合适的岗位全身心投入，享受工作的成就和快乐？

要达到这种状态，除了自身状态的调整以及领导关怀之外，还有一点就是员工本身对工作的推进是否有利，同时领导又能够领会到这种情绪。

事件遗忘：如何时刻明晓所需完成的工作任务和衔接产出？

事件遗忘不仅仅是个人方面，还需要考虑到由多人协助完成的工作，所以要让这个事项团队的每位成员都能很清晰了解到每个阶段的工作任务和所需要产出的成果，以及之前很多人沟通过的信息或确认过的工作分配。

经验学习：如何让自己在日常工作中有更针对性的经验可供利用学习？

每个人的学习都不应该是盲目性的，而是要有所目的性，所以如何能有针对性把这些经验知识在合适的机会推送到更合适的人员桌面上进行学习，这样才能够解决员工自我学习的有效性和高效性。

工作指引：如何实时、精准的获取到工作中有针对性及准确帮助？

在完成具体工作是要根据同类型的事情给到有针对性的帮助，而不是所有的知识都堆过去学习，就想目前互联网上的信息一样，在越来越繁杂大量的信息网络里，我们更需要的是更准确精准有针对性的信息推送。

统一办公：如何与组织所有员工能统一化的工作并能随时随地地办公？

OA软件给所有员工提供一个统一化的信息化平台，所有人员均从一个平台入口能获取各自个性化信息点，这样既方便了员工的办公，又可以利用组织调整整条信息的发布以及文化传播。

四、IT人员角色

最后还有一种角色也是需要我们去考虑分析，即作为一个组织中内部管理支撑的信息化IT部门及其人员，他们除了本身的内部管理之外，由于作为一个组织业务发展的支撑部门，也需要考虑当用户的需求建立或调整之后，如何可以快速达到这方面的要求，而不仅仅是从IT技术的角度去分析或钻研，得不到使用者的支持满意。

快速应变的问题：如何保证当组织扩张或调整带来的信息化规划变更时的快速适应？

一套OA管理系统必须实时满足用户部门的实质需求同时由于组织的业务不断发展成长可能会带来内部的一些变化，由此带来的变化也需要在IT系统额别是管理系统上能够呈现出来，否则会导致里面的基础数据、数据的权限、内部审核的流程、统计的数据等各方面的准确性，最终就会造成一套信息化系统只能是摆设。

快速交付的问题：如何快速交付用户部门需求提出或调整？

一套OA管理系统需要尽可能做到采用可视化配置模式，这样方便维护人员可根据调整的情况快速进行后台的维护，甚至这些后台维护配置不一定要求对技术代码很精深的人员也能完成。

统一信息化平台问题：如何建立所有员工的统一入口平台？

这个问题的解决即信息化的集成应用，就是通过一套OA系统如信息门户平台，建设让多套系统集中通过这套平台统一认证、统一登录以及数据数据的推送查询、消息的提醒、报表的呈现、外部信息的抓取等应用点。