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协同OA办公系统软件选型,你是否也犯过这些错误?

来源:泛微华南发布日期2019-02-13 18:05浏览:

协同OA办公系统软件借着互联技术的“东风”迎来了前所未有的发展机遇,成为许多企业规范组织管理,提升协作效率及市场竞争力的重要办公管理软件。尤其在针对全员应用的协同OA系统的推动下,企业信息化意识已经获得了普及,但每当提及企业信息化,却是几家欢喜几家愁。有的企业借助IT技术激发组织活力,提高了企业管理水平,真正品尝到信息化的甜蜜滋味,也有不少企业在代价不菲的投入之后陷入IT黑洞,回顾起来如同经历一场恶梦。如此巨大的差距始于何处呢?答案聚焦于企业信息化之始——软件的选型。


那么企业对于协同oa办公系统软件犯过哪些错误呢?

协同OA办公系统软件选型,你是否也犯过这些错误?


1、企业用户没有明确理解业务和战略

许多企事业单位之所以会选型失败,其中重要的一个原因就是没有明确需求。随着信息化的普及,很多企业不是出现了问题才通过信息化途径来解决问题,而是有了防患未然的意识。也因此,信息化选型之初目标就比较朦胧。其实,不同的企业以及所处发展阶段的不同,对OA系统的需求亦是各有区别。比如集团、企业多注重流程审批效率及节约时间、管理成本;政务机关偏重公文流转、查看;教育机构多侧重信息的沟通交流及知识管理问题共享等。因此,在系统选型前,企业事业单位要先明确自己想要解决什么问题,以及系统是否能够满足企业需求。


所谓磨刀不误砍柴工,泛微专家提醒,作为CIO或者是企业信息化负责人,在选型之前,要明白当前的管理有哪些地方是需要改进的,哪些业务流程是需要被优化的?在未来战略执行中可能出现哪些问题?洞察清楚这些问题才能够在选型过程中有的放矢。这也是为什么现在很多企业要求CIO要理解企业业务和战略的原因,它是其信息化选型的基础课程。


2、没有事先对OA厂商及产品进行充分了解。

OA系统是一款需要全员使用的办公管理软件,现在市面上OA产品很多,OA系统的功能更是涵盖了门户建设、流程管理、知识管理、费用管理、目标计划管理等等,在选型的过程中如果对厂商没有足够的了解认识极为容易陷入商家布置“陷阱”,导致所选产品不仅功能无法满足企业日常办公需求,且技术落后,拓展性差,甚至缺乏必要的售后服务等。如果不了解OA系统,CIO们不妨先抱着“受教育”的心态多接触几家厂商,做到知己知彼,选型也才能做到心中有数。


3、没有解决核心需求

许多企业选型时看重服务商的行业经验,认为这样可以提供给他们更多的参考,但也因此容易迷失在眼花缭乱的各色应用中。这个时候怎么办?泛微专家建议,在与不同厂商的第一轮接触的过程中,CIO们可以整理一个清单中列明3项内容:(1)绝对需要的:如果解决方案缺少了它们,便无法运作。(2)希望能有的:这项功能可以帮助公司改进流程。(3)可有可无的。基于这个清单再去进行接下来的筛选。


 4、贪图价格便宜,售后无保障

价格可以说是用户始终绕不过去的话题。选择低廉的产品虽然也可在一定程度上解决企业日常办公需求,但却不能使问题得到根本解决,且大多数所谓“免费”软件均不能随企业发展需求变化,后期服务费高昂。当然,价格高的产品也未必是正确的选择。用户应根据自身需求及市场发展现状,以理性的眼光选择合适的OA系统。同样的商品比价格,同样的价格比质量。切勿将价格等同于价值!


OA办公自动化系统的实施,可为企业建立完善的组织管理体系,推动企业综合办公协作水平的提升,增强企业市场竞争力,推动企业信息化发展。为此,这也就需要企业在上线OA系统前一定要避免错误,谨慎选型。


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