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经常出外勤的人员如何考勤?泛微OA办公系统好减少管理者执行时尴尬

来源:泛微华南发布日期2020-06-08 08:16浏览:

《外勤工作日申报流程》汇报当天外勤的工作内容成果和交通费用等等,同时作为报销及补贴依据,要求当天即时提交,最晚不得超过四天。流程上线后,此类问题挺多,我已经说干了口水。

所以我这次,我没有再从主席建国的高度讲解当日即时填报流程的可行性、必要性、战略意义,我改成简单回复:

当然可以,
处理办法是,
交张纸质单上来,
我来签字,
然后交给同事处理。


我知道这会令他很不爽,心中一定已经在骂我脱裤子放屁。
流程管理讲究的是效率,但为什么会有这种貌似多此一举的举措?

对于今天这个事情,我要求的繁琐的处理办法不会改变这次流程本身的执行结果,他应得的报销和补贴仍然会发放,但对于这类事情,它会提个醒,减少今后再出现。

这才是多此一举的目的和收获。


在流程管理中,我们下意识会按下图一区分是非,一般也会同时考虑到两个方向:

正常与异常

管理正常要求我们设计时尽可能方便快捷,异常要求我们设计时尽量兼顾风险。但很少有什么事物是非分明、非白即黑,所以肯定还有一种,基本正常的异常(图二管理红线右侧的灰区),这就是管理的灰度部分。
(至于图二红线左侧的灰区,基本异常的正常部分,因为触及红线,我基本是归入异常,不予考虑其正常的那部分)


对灰度这部分的管理技巧,
就是要让申请人觉得别扭难受,
总之就是不会那么方便快捷,
让他倾向于远离灰度区。

没错,就是故意的,还是通过制度故意的,好减少管理者执行时尴尬!

最简单好用的手法就是,正常流程在OA中部署,上级审批即可,异常流程改成走成纸质,非要到xx总监那里绕个圈,当面交流一下,这就是让走了异常流程的人不想再走下一次。


而当一家公司的业务不再频繁地出现异常,整体效率才会提升。不走电子化,通过增加仪式感、越级处置、当面交流等等,大幅增加当事人的异常处理成本和内心焦虑,引导其调整。

此外,什么流程才需要这么玩,也是个容易争议的问题,比如这个日申报流程,在我们属于超高频流程,但又很普通寻常,该不该采取这个故意复杂化的策略?


这个问题,一旦陷入具体流程,就见仁见智,众说纷纭,balabalabalabala……
我自己认为其实这个问题根本没必要去想。我们优化的不仅是某个具体的流程,同时也是流程文化。

而流程文化,
或者说行为准则本身,
并不区分流程。

就实现为企业塑造流程文化这个目标而言,采取一刀切的方式比精益化差异化的方式效率高得多。一旦允许争论,很多问题将上升到人性的高度最终无法解决,所以简单粗暴对95%以上的企业,可以说是唯一正解。

编者按
这个故事摘自濮阳2015年的工作微博,记忆中自2016年之后,此类事件几乎没再出现过了。原微博中,濮阳讨论的是流程的正常管理及异常管理,并把他的手段定义为异常管理。
这次,我本只打算补充点文字确保非公司内部员工也能看明白,但濮阳说这几年他有些想法变了,要改一下。就多了那张黑白红线图和灰度管理。
下面是2015年11月11日微博原版,那个兄弟光棍节的购物车应该是可以付账了。
工作微博原文

今天让一个兄弟不痛快了,原因是这样的,他问我,延误了项目日申报流程的提交,能否让爽哥帮忙处理一下?我的回复是:处理办法是:交张纸质单上来,我签字,给同事处理

我猜测这会令他很不爽,心中多半会骂我脱裤子放屁。

管理讲究的是效率,但为什么会有这种貌似多此一举的制度?

对于这个事情本身,它不会改变最终结果,报销和补贴仍然会发放,但对于这类事情,它会提个醒,减少今后再出现。这就是多此一举的结果。

在流程规划中,一个业务往往会成对出现正常流程与异常流程,正常流程的设计方向是尽可能方便快捷,异常流程则相反,不会那么方便快捷。没错,这就是故意的,比方说,正常流程在OA中部署,上级审批即可,异常流程改成走成纸质,非要到xx总监那里绕个圈,这就是让走了异常流程的人不想再走下一次。当一家公司的业务不再频繁地出现异常,整体效率才会提升。

编者按
四年之后,再看这篇关于“故意繁琐的异常管理”探讨,首先要感谢事件中的兄弟,给我们提供了真实的素材。
其次也想说,看了这篇推文的小伙伴一起避坑吧,如果某天你也“被故意繁琐”了,想想这个故事,认栽并更认真地在未来避坑吧!


【本文标签】:泛微OA 协同办公系统 外勤人员怎么考勤
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