深圳oa软件系统

企业管理主要管的是人和事?人是岗位,事是流程?而流程又牵涉企业管理的方方面面,既与企业的战略制订相关联,又涉及企业每一位员工的具体工作?从这个意义出发,企业管理常常被视为是一种涉及全员?全局?全方位的流程管理?

流程是“横向+纵向”的运行

在有些人的理解中,流程只是一个纵向的运行,是一项工作从头至尾的过程?这种理解是对流程认识不够的表现?

在企业层面,我们所说的流程不是指某个处室或单位内部的流程?这些流程只是企业流程中的一个环节,或者叫子流程?确切地说,这种基于组织权力而设置的工作过程不能算做流程,体现的只是部门职能的管理程序?

流程必须要支持企业战略的实现?只有基于战略目标而设置的流程才是有效的?流程管理强调的是打破部门壁垒,强调打破条块分割,更注重对跨部门?多岗位的工作衔接?先后秩序和责任界定,以及各环节的协同配合?实际上,纵向加横向,才算是完整的管理流程?

我们要正确认识流程,一定要清醒地认识到自己的工作在整个产业链中的位置和作用,而不是局限在个体的局部利益上?

以实际上,企业的整体运行就是一个大流程,已形成制度的不同专业,可以看作是流程的整体框架?如果再进一步分类和分级,里面还包含了若干个二级流程?三级流程?四级流程等子流程?持续细化?分解,最后就到了手册和表单?

层层分解的过程,也是把企业目标具体落实到操作层次的过程?整个的流程管理体系正好对应了企业业务的全部运行过程:流程的框架体系对应着企业的业务模式?各级流程对应着业务的具体运作?手册和表单对应着业务的规范和标准?落到纸面上,流程管理体系也是一个立体的文件化的管理体系,包括规章制度?流程图?管理手册?操作手册?表单等不同层次的文件?体系文件化,有利于管理工作规范化,有利于管理经验的积累和传承,使管理更多依赖系统,从而减少随意性?

当然,在工作中,我们最应当避免的就是为了文件化而文件化,使流程管理成为“走形式”,文件化最根本的作用是把实际流程的立体结构记录下来,使流程管理更直观?更清晰?更便于管理和推广?

流程管理必须全员参与

管理大体可以分为三个档次或者叫三个阶段?在初级阶段只是为了管理而管理,凭个人经验和直觉去管,管住了人,却无法管住人心,管理效率低下在中级阶段,追求规范和精细的管理,开始建立制度?完善流程?制订标准?开展考核,管理效果开始提升?在高级阶段,需要渗透管理原理和人性规律,认识到管人就是管心,充分尊重并信任员工,指导员工将个人目标融人到企业的整体战略目标中来,使每个人都自动自发地做事,把工作当作事业,达到文化管理的最高境界?

当前,我们的许多企业正处于中级阶段的初始时期,需要逐步规范来自不同地方员工的行为,以形成统一的文化来迈向高级阶段?在这个过程中,它需要不断强化流程意识,形成适应产业链整体运作?产品整合营销,且能整体把握流程走向的最优化思维模式?在此期间,企业的各职能部门不再站在自己的立场上说话,而以大局为重?这种把流程作为管理的对象,最明显的特性是,当工作过程中出现问题的时候,首先要从流程设计本身找问题,其次才能分析是不是哪个部门的环节出了问题?

要把流程作为一种管理对象去管理,必须要求全员参与?原因很简单,流程管理是涉及全员全方位的系统工程,与所有人都是紧密相关的?总经理要熟悉整个公司的流程;副总经理要熟悉分管的支线流程;处室长?各二级单位领导要熟悉涉及本专业?本单位的流程;部门经理?区域经理要熟悉涉及本区域的流程;岗位员工要熟悉自己所参与运行的流程,所有人都要参与其中?

各级领导要通过设计?讨论流程,进一步提高大局观和责任意识,对本专业?本区域的业务在企业的整体运行有更透彻的认识,对流程管理提出有价值的具有建设性的意见,并为跨部门的衔接制订具体的规划?

岗位员工最熟悉的就是各环节的具体工作,可以提供流程设计需要的第一手资料,通过流程图或说明文件的描述,将各环节的工作情况真实地提供出来,同时能够就本岗位流程提出合理的建议,并配合试行,员工的这些工作是各专业流程建设的必备基础?

除此之外,还需要做好流程的梳理工作,流程的梳理工作需要改变已有习惯,打破陈旧的经验,对责权利进行重新审视,关键在于实践?任何改变都意味着付出努力,关键要看实施者有没有这样的管理视野和能力,有没有带头改变的决心和信心,工作能不能持续地抓下去?传统管理向现代管理变革?粗放式管理向精细化管理转变的过程,同时也是人的观念?行为?习惯调整的过程?只有坚定?持续地向前推进,管理才能出效果?

流程管理的重点及方法

目前,我们企业的制度体系已经有了雏形,为制度与流程的共建打下了良好的基础?接下来,就是要通过大量细致的工作,把流程管理作为突破口,融合到企业的精细化管理体系中去?

其一,做好流程的设计?优化工作?设计流程的基本原则就是基于企业的战略目标,绝对不能站在部门立场上去设计,而要在整体流程的大局中进行设计?也不能把责任划分到部门就算结束了,这是导致众多流程管理执行不下去的重要原因?

在这个过程中,最不能缺少的工作是:通过方便的途径,组织该流程所涉及的专业部门和岗位员工进行充分的讨论和评估?参与讨论的过程恰恰就是对员工最好的宣贯与培训的过程?讨论流程还有没有精简的可能性?先后次序是否可以调整?某些环节与其他流程能否合并?岗位承担的责任是否合适?工作标准是否恰当?具体操作者是否可以合并或更换?能否使用更有效率的工具?哪些表单可以取消?谁来监督流程更合适等问题?通过充分征求员工建议?征询主管领导意见,综合各方面的反馈,对流程进一步修改完善?

其二,做好流程的固化?规范工作?经过一段时间的运行和持续改进,当流程逐步成熟?稳定后,要以正式流程管理文件的形式固化下来,作为企业一段时间内的工作标准?对于简单的?无争议的流程,可以由各部门跟企业管理部门共同组织相关人员进行评审?固化?对于关键流程,应由专家小组来评审,在流程涉及部门都没有异议后,提交企业领导审批后进行固化?

企业管理部门要统一复核流程的逻辑性?规范性?完善性?可以设定自己的文件标准,用流程图?流程说明?表格等形式,通俗易懂地描述清楚流程范围?职责分工?操作规范?衔接次序?关键节点说明?流程之间以及流程与流程框架之间的逻辑关系?适用制度等,使工作规范化?标准化,并为流程持续优化提供一个清晰的导航?

其三,做好关键流程的评审?实施?监督工作?企业的关键流程是指采购?销售?生产?调运?储存?研发等与外部相关性大?与战略目标直接相关的流程?这些流程不可能单独运行,在系统性上要整体统筹?企业将集全力协调资源保障,领导将全程参与评审?决策?关键流程岗位的中层干部在流程建设的基础工作中将承担着更重的责任?

其四,做好流程管理体系的建设工作?流程与制度一样,需要“顶层设计”?企业需要总部各专业部门从上至下输出管理?但无论哪个流程,都会涉及二级单位?因此,二级单位一定要根据上级的流程,梳理?设计?优化好本单位的流程,哪个环节都不能少?

在此期间,管理者在流程的梳理?分析?优化?固化过程中,应当同时考虑整个流程管理体系的层次化?结构化问题,将各个流程按照业务逻辑进行整理以及管理,把各专业?各体系?各层级?各区域的管理“集成”一体,形成一套完整的流程体系?